Podpis kwalifikowany dla biura rachunkowego: podpis elektroniczny dla księgowych w abonamencie
Biuro rachunkowe potrzebuje podpisu kwalifikowanego dla każdej księgowej, która podpisuje za klientów pliki JPK, deklaracje i e-sprawozdania oraz loguje się do KSeF. U nas wszystkie podpisy biura są w jednym abonamencie: w chmurze, bez kart i czytników, z podpisem seryjnym do 500 plików naraz i panelem, w którym przydzielasz podpisy pracownikom. Od 199 zł netto miesięcznie za 5 osób.
Certyfikaty od kwalifikowanego dostawcy z unijnej listy TSL. Podpisy w formatach XAdES i PAdES, których wymagają JPK, KSeF i KRS.
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Wypróbuj teraz: podpisz dowolny plik XML certyfikatem testowym i zobacz podpis XAdES, taki sam jak na pliku JPK czy e-sprawozdaniu klienta.
Do czego biuro rachunkowe używa podpisu kwalifikowanego
W biurze podpis kwalifikowany nie leży w szufladzie na wypadek umowy raz w roku. Przechodzi przez niego większość comiesięcznej pracy: każdy plik JPK, każda deklaracja składana jako pełnomocnik, każde sprawozdanie finansowe w sezonie i każde logowanie do KSeF w kontekście klienta. Dlatego liczy się nie tylko cena certyfikatu, ale też to, ile minut dziennie zajmuje samo podpisywanie.
| Dokument lub system | Kto podpisuje | Co jest potrzebne | Jak często |
|---|---|---|---|
| JPK_V7M i JPK_V7K klientów | Księgowa jako pełnomocnik | Pełnomocnictwo UPL-1 i podpis kwalifikowany księgowej | Co miesiąc lub co kwartał, dla każdego klienta VAT |
| Deklaracje PIT, CIT, zeznania roczne | Księgowa jako pełnomocnik | Pełnomocnictwo UPL-1 i podpis kwalifikowany | Sezonowo, dziesiątki plików naraz |
| Sprawozdanie finansowe do KRS | Zarząd klienta i osoba prowadząca księgi | Podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty każdej z osób | Raz w roku na klienta, kumulacja w marcu i czerwcu |
| KSeF klienta | Księgowa z uprawnieniami od klienta | Uwierzytelnienie, na przykład podpisem kwalifikowanym | Codziennie, przełączanie między NIP-ami |
| Umowy z klientami biura | Właściciel biura | Podpis kwalifikowany, jeśli umowa ma mieć formę pisemną | Przy każdym nowym kliencie |
Profil zaufany technicznie obsłuży część tych spraw, ale przy kilkudziesięciu klientach i kilku osobach w zespole zaczyna przeszkadzać: jest przypisany do prywatnego konta księgowej, zależy od dostępności login.gov.pl i nie każdy program księgowy pozwala nim podpisać plik JPK wysyłany prosto z programu. Szczegółowo porównujemy to w tekście podpis zaufany a kwalifikowany.
Podpis elektroniczny dla księgowych: jak to działa w zespole
Podpis kwalifikowany jest zawsze osobisty. Wystawia się go na księgową, z jej imieniem, nazwiskiem i numerem PESEL, bez nazwy biura w certyfikacie. Dzięki temu ten sam podpis działa u każdego klienta, który wskazał ją w pełnomocnictwie. Biuro kupuje więc tyle podpisów, ile osób podpisuje dokumenty, a nie tyle, ilu ma klientów.
Panel administratora
Właściciel albo kierownik biura przydziela podpisy pracownikom, widzi daty ważności certyfikatów i wie, kto ma aktywny podpis. Nikt nie odkrywa w dniu wysyłki JPK, że certyfikat wygasł tydzień temu.
Rotacja pracowników
Gdy księgowa odchodzi, zwalniasz jej miejsce w planie i przydzielasz je nowej osobie. Nie kupujesz kolejnej karty i nie czekasz na kuriera z czytnikiem.
Praca zdalna i hybrydowa
Podpis w chmurze autoryzujesz w aplikacji na telefonie, więc księgowa podpisze JPK z biura, z domu i z laptopa u klienta. Karta z czytnikiem wiąże podpis z jednym komputerem.
Odnowienie bez przerwy
Certyfikaty odnawiamy przed końcem ważności w ramach abonamentu. Nie ma dziury między starym a nowym certyfikatem akurat w terminie 25. dnia miesiąca. Więcej o tym na stronie odnowienie certyfikatu kwalifikowanego.
Podpis seryjny: JPK wszystkich klientów w jednej operacji
Biuro z 60 klientami VAT ma w każdym miesiącu 60 plików JPK do podpisania, zwykle w ostatnich trzech dniach przed terminem. Przy podpisie pojedynczym to 60 razy to samo: otwórz plik, wybierz certyfikat, wpisz PIN. Podpis seryjny robi to raz.
-
Wyeksportuj pliki z programu księgowego
Program księgowy zapisuje pliki JPK albo deklaracje do jednego folderu, jak przy każdej wysyłce.
-
Zaznacz wszystkie pliki w aplikacji
Przeciągasz folder do aplikacji KwalifikowanyPodpis i wybierasz format: XAdES dla plików XML, PAdES dla PDF.
-
Potwierdź raz na telefonie
Jedno potwierdzenie PIN-em albo biometrią podpisuje całą paczkę: do 100 plików w planie Firma i do 500 w planie Zespół. Podpisane pliki trafiają obok oryginałów, gotowe do wysyłki. Instrukcję znajdziesz na stronie podpisz JPK podpisem kwalifikowanym.
KSeF klientów biura: jeden podpis, wiele NIP-ów
Od 2026 roku faktury klientów przechodzą przez KSeF, a biuro pracuje w nim na uprawnieniach, które nadał mu klient. Księgowa loguje się swoim podpisem kwalifikowanym i wybiera NIP firmy, dla której chce pracować. Nie potrzebuje osobnego konta ani osobnego podpisu dla każdego klienta.
Druga sprawa to tokeny. Działają do 31 grudnia 2026 r., a potem programy księgowe łączą się z KSeF certyfikatem KSeF. Żeby go pobrać, trzeba się najpierw uwierzytelnić, a podpis kwalifikowany jest do tego najprostszą drogą. Biuro, które ma podpisy dla całego zespołu przed końcem roku, przejdzie na certyfikaty bez przestoju. Szczegóły logowania opisujemy na stronie podpis kwalifikowany do KSeF.
Karta z czytnikiem czy podpis w chmurze dla biura
Uczciwie: dla jednoosobowego biura, które podpisuje zawsze przy tym samym komputerze i samo pilnuje dat ważności, karta z certyfikatem kupiona na 2 lub 3 lata może wyjść taniej. Od kilku osób rachunek się odwraca, bo dochodzą czytniki, sterowniki na każdym stanowisku, odnowienia w różnych terminach i przestoje przy awarii.
| Cecha | Karta i czytnik | Abonament KwalifikowanyPodpis |
|---|---|---|
| Gdzie podpisujesz | Przy komputerze z czytnikiem i sterownikami | Na każdym komputerze, autoryzacja na telefonie |
| Podpis wielu plików | Zależy od aplikacji dostawcy | Do 100 plików (Firma) lub 500 (Zespół) w jednej operacji |
| Nowy pracownik | Nowy zestaw, wizyta lub kurier | Przydzielenie miejsca w panelu |
| Odnowienie | Osobny zakup przed końcem ważności | W cenie abonamentu |
| Kontrola nad podpisami zespołu | Brak, każdy ma swoją kartę | Panel administratora z datami ważności |
| Faktura | Za każdy zestaw osobno | Jedna faktura VAT na biuro |
Ceny kart i podpisów w chmurze u innych dostawców zestawiamy na stronie najtańszy podpis kwalifikowany.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany dla biura rachunkowego
Plan dobierasz do liczby osób, które podpisują dokumenty, a nie do liczby klientów. Cena obejmuje certyfikaty, podpis w chmurze, aplikację na komputer i telefon, podpis seryjny i odnowienia.
| Wielkość biura | Plan | Cena przy rozliczeniu rocznym | Podpis seryjny |
|---|---|---|---|
| 1 księgowa | Solo | 49 zł netto miesięcznie (588 zł netto za rok) | do 10 plików |
| 2 do 5 osób | Firma | 199 zł netto miesięcznie (2 388 zł netto za rok) | do 100 plików |
| 6 do 20 osób | Zespół | 549 zł netto miesięcznie (6 588 zł netto za rok) | do 500 plików, API |
| 21 osób i więcej | Enterprise | cena indywidualna | według umowy, API |
Przy rozliczeniu miesięcznym plan Firma kosztuje 249 zł netto, a Zespół 690 zł netto. Pięcioosobowe biuro w planie Firma płaci więc niecałe 40 zł netto miesięcznie za podpis jednej księgowej. Wszystkie warianty są w cenniku podpisu kwalifikowanego, a szerzej o planach dla spółek piszemy na stronie podpis kwalifikowany dla firm.
Pytania o podpis kwalifikowany dla biura rachunkowego
Przepis nie nakazuje go wprost, ale w praktyce tak. Pliki JPK i deklaracje składane za klienta podpisuje pełnomocnik, a podpis kwalifikowany jest jedyną metodą, która działa przy każdym kliencie, bez jego danych autoryzacyjnych i bez profilu zaufanego księgowej. Przydaje się też przy e-sprawozdaniach i w KSeF.
Na konkretną księgową, z jej imieniem, nazwiskiem i numerem PESEL. Podpis przypisany do osoby działa u wszystkich klientów, którzy dali jej pełnomocnictwo albo uprawnienia w KSeF. Każda osoba podpisująca w biurze potrzebuje własnego podpisu, bo podpisu nie wolno pożyczać.
Tak, jeśli klient złożył pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji (UPL-1) wskazujące tę osobę. Wtedy księgowa podpisuje plik JPK_V7 i deklaracje swoim podpisem kwalifikowanym, bez danych autoryzacyjnych klienta. Pełnomocnictwo musi być złożone i przyjęte przed wysyłką.
U nas plan Firma dla biura do 5 osób kosztuje 199 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (2 388 zł netto za rok). Plan Zespół do 20 osób kosztuje 549 zł netto miesięcznie (6 588 zł netto za rok). W cenie są certyfikaty, podpis w chmurze, podpis seryjny i odnowienie.
Administrator odbiera jej miejsce w panelu i przydziela je nowej osobie, bez kupowania kolejnego podpisu. Pełnomocnictwa UPL-1 i uprawnienia w KSeF wskazujące odchodzącą osobę trzeba odwołać osobno, bo są przypisane do jej danych, a nie do biura.
Tak, w każdym programie, który wysyła do podpisu plik: JPK, deklaracje, e-sprawozdania, pliki XML do KSeF. Plik podpisujesz w naszej aplikacji na komputerze w formacie XAdES albo PAdES i potwierdzasz na telefonie. Nie potrzebujesz karty, czytnika ani sterowników na każdym stanowisku.
Podpis to jeden element pracy biura. Jeśli szukasz też sposobu, żeby mieć wszystkich klientów biura na jednej tablicy razem z terminami i brakującymi dokumentami, to osobne narzędzie. Do spraw urzędowych klientów przyda się podpis kwalifikowany w ePUAP i e-Urzędzie Skarbowym, a jeśli dopiero zakładasz jednoosobowe biuro, przeczytaj, jaki podpis wybrać dla JDG.