Podpis elektroniczny ePUAP kwalifikowany do KRS i e-Urzędu Skarbowego
Podpis elektroniczny do ePUAP i innych portali administracji to w praktyce trzy możliwości: profil zaufany, podpis osobisty w e-dowodzie i podpis kwalifikowany. Tylko podpis kwalifikowany działa tak samo w urzędzie, w sądzie, w przetargu i w umowie z kontrahentem, także poza Polską.
Na tej stronie
Gdzie przyda się podpis kwalifikowany w urzędach
- ePUAP: pisma ogólne, wnioski i odwołania do urzędów.
- Portal Rejestrów Sądowych: wnioski do KRS i sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
- CEIDG: wnioski o wpis i zmiany w jednoosobowej działalności.
- e-Urząd Skarbowy i e-Deklaracje: deklaracje, pełnomocnictwa i pisma do urzędu skarbowego.
- Platformy zamówień publicznych: oferta, JEDZ i oświadczenia w przetargu.
- Platforma Usług Elektronicznych ZUS: dokumenty płatnika.
Jak podpisać pismo w ePUAP podpisem kwalifikowanym
-
Przygotuj pismo w ePUAP
Wypełniasz formularz albo dołączasz plik, jak przy każdym piśmie.
-
Pobierz dokument do podpisu
Wybierasz podpis kwalifikowany i pobierasz plik do podpisania na dysk.
-
Podpisz w aplikacji
Otwierasz plik w aplikacji KwalifikowanyPodpis, podpisujesz w formacie XAdES i autoryzujesz podpis na telefonie.
-
Wgraj podpisany plik i wyślij
Wgrywasz podpisany plik z powrotem do ePUAP i wysyłasz pismo.
Tak samo działa to w Portalu Rejestrów Sądowych i w CEIDG. Ogólna instrukcja jest na stronie podpisz dokument podpisem kwalifikowanym.
Profil zaufany, podpis osobisty czy kwalifikowany
| Cecha | Profil zaufany | Podpis osobisty | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|---|
| Koszt | bez opłat | bez opłat | abonament |
| Pisma do urzędów w Polsce | tak | tak | tak |
| Umowy z kontrahentami w formie pisemnej | nie | nie w każdym przypadku | tak |
| Uznanie w innych państwach UE | nie | ograniczone | tak |
| Podpis z danymi firmy | nie | nie | tak |
| Podpis na telefonie bez czytnika | tak | czytnik albo telefon z NFC | tak |
Pełne porównanie jest na stronie podpis zaufany a kwalifikowany, a o różnicach z e-dowodem piszemy w artykule podpis osobisty a kwalifikowany.
Kiedy w ePUAP i KRS potrzebny jest podpis kwalifikowany zamiast profilu zaufanego
Profil zaufany wystarcza, dopóki podpisuje osoba z numerem PESEL i dopóki dokument trafia wyłącznie do polskiego urzędu. Podpis kwalifikowany staje się konieczny w czterech typowych sytuacjach firmy: członek zarządu bez PESEL, oferta w przetargu powyżej progów unijnych, umowa zawierana w formie elektronicznej zamiast pisemnej i dokument dla instytucji w innym państwie UE.
| Sytuacja | Profil zaufany | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|
| Członek zarządu bez numeru PESEL podpisuje sprawozdanie finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych | nie zadziała, profil zaufany wymaga PESEL | tak, każdy członek zarządu podpisuje własnym podpisem |
| Oferta w przetargu o wartości od progów unijnych | nie, ustawa wymaga podpisu kwalifikowanego | tak |
| Oferta w przetargu poniżej progów unijnych | tak | tak |
| Umowa z kontrahentem w formie elektronicznej, równoważnej pisemnej | nie | tak, z mocy art. 781 Kodeksu cywilnego |
| Dokument dla urzędu albo kontrahenta w innym państwie UE | nie, profil zaufany działa tylko w Polsce | tak, rozporządzenie eIDAS wymaga uznania w całej UE |
| Pismo ogólne, wniosek albo odwołanie w ePUAP od osoby z PESEL | tak | tak |
Najczęstszy przypadek, z którym przychodzą do nas spółki, to cudzoziemiec w zarządzie, który ma podpisać sprawozdanie w terminie, a nie ma PESEL ani profilu zaufanego. Opisujemy go na stronie podpis kwalifikowany pod sprawozdaniem finansowym. Firmy startujące w zamówieniach publicznych znajdą szczegóły na stronie podpis kwalifikowany do przetargu.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany do ePUAP, KRS i e-Urzędu Skarbowego
Profil zaufany i podpis osobisty są bez opłat. Podpis kwalifikowany w abonamencie KwalifikowanyPodpis kosztuje 99 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Solo przy rozliczeniu rocznym albo 199 zł netto + 23% VAT przy rozliczeniu miesięcznym. W cenie jest certyfikat, podpis w chmurze bez czytnika, aplikacja do podpisu XAdES i PAdES oraz każde kolejne odnowienie.
| Kto podpisuje | Plan | Cena netto miesięcznie, rozliczenie roczne |
|---|---|---|
| Jedna osoba, na przykład właściciel JDG albo jedyny członek zarządu | Solo | 99 zł |
| Zarząd spółki do 5 osób, każda podpisuje sprawozdanie | Firma, do 5 certyfikatów | 124 zł |
| Dział księgowości albo kancelaria do 20 osób | Zespół, do 20 certyfikatów | 345 zł |
| Grupa spółek albo biuro do 40 osób | Enterprise, do 40 certyfikatów | 690 zł |
Uczciwie: jeśli wysyłasz do urzędów tylko pisma jako osoba z PESEL, profil zaufany Ci wystarczy i nie musisz nic kupować. Podpis kwalifikowany zaczyna się zwracać, gdy w zarządzie jest cudzoziemiec, gdy startujesz w przetargach albo gdy chcesz podpisywać umowy z kontrahentami bez kuriera. Wszystkie plany porównasz na stronie podpis kwalifikowany cena.
Kiedy profil zaufany nie wystarczy
Profil zaufany wystarcza do większości spraw urzędowych osoby prywatnej. Firma potrzebuje podpisu kwalifikowanego, gdy podpisuje umowy wymagające formy pisemnej, składa oferty w przetargach, pracuje z kontrahentami z innych państw UE albo chce jednego podpisu do wszystkiego, bez zastanawiania się, gdzie który działa.
Pytania o podpis w ePUAP
Tak. ePUAP przyjmuje dokumenty podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, obok profilu zaufanego i podpisu osobistego.
Tak. Sprawozdanie finansowe możesz podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis w chmurze pozwala zrobić to bez czytnika, także w ostatnim dniu terminu.
Do logowania w części portali nadal możesz używać profilu zaufanego. Do podpisania dokumentów wystarczy podpis kwalifikowany.
Tak, ale tylko podpisem kwalifikowanym. Profil zaufany wymaga numeru PESEL, więc cudzoziemiec w zarządzie bez PESEL nie podpisze nim sprawozdania w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w dowolnym państwie UE jest przyjmowany, a w chmurze działa bez czytnika i bez przyjazdu do Polski.
W abonamencie KwalifikowanyPodpis 99 zł netto miesięcznie + 23% VAT w planie Solo przy rozliczeniu rocznym albo 199 zł netto miesięcznie + 23% VAT bez zobowiązania na rok. Cena obejmuje certyfikat, podpis w chmurze, aplikację i odnowienia. Ten sam podpis działa w ePUAP, KRS, CEIDG, e-Urzędzie Skarbowym, przetargach i umowach.