Czym jest podpis osobisty
Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego, czyli e-dowodu. Certyfikat do niego wydaje państwo razem z dowodem. Podpis składasz, przykładając dowód do czytnika albo do telefonu z NFC i wpisując kod PIN, który ustawiasz przy odbiorze dowodu.
Podpis osobisty regulują polskie przepisy o dowodach osobistych. Nie jest podpisem kwalifikowanym w rozumieniu rozporządzenia eIDAS, chociaż jest podpisem zaawansowanym.
Czym jest podpis kwalifikowany
Kwalifikowany podpis elektroniczny to podpis oparty na certyfikacie kwalifikowanym od dostawcy z unijnej listy TSL i złożony w kwalifikowanym urządzeniu do podpisu. Jako jedyny ma w całej Unii Europejskiej skutek prawny podpisu własnoręcznego, na mocy art. 25 ust. 2 eIDAS. Więcej na stronie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Moc prawna jako najważniejsza różnica
Podpis osobisty jest w pełni skuteczny w sprawach z administracją publiczną: w urzędach, sądach i portalach państwowych. W relacjach prywatnych, na przykład w umowie między dwiema firmami, przepisy traktują go jako formę dokumentową, a nie pisemną, chyba że strony umówiły się inaczej.
Podpis kwalifikowany nie ma tego ograniczenia. Umowa, która z mocy prawa wymaga formy pisemnej, podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zawarta ważnie, niezależnie od tego, kim są strony.
- Pisma do urzędów: podpis osobisty tak, podpis kwalifikowany tak.
- Umowa z kontrahentem wymagająca formy pisemnej: podpis osobisty nie w każdym przypadku, podpis kwalifikowany tak.
- Dokumenty dla podmiotów w innych państwach UE: podpis osobisty w ograniczonym zakresie, podpis kwalifikowany tak.
Jeśli nie prowadzisz firmy, a podpis potrzebny jest Ci do umowy najmu, umowy o dzieło albo sprawy za granicą, opisujemy to osobno na stronie podpis kwalifikowany dla osoby fizycznej, razem z ceną brutto i tym, kiedy wystarczy bezpłatny podpis w mObywatelu.
Sprzęt i wygoda
Podpis osobisty wymaga fizycznego dowodu i urządzenia, które go odczyta: czytnika podłączonego do komputera albo telefonu z NFC i aplikacji. Każdy podpis to przyłożenie dowodu i wpisanie PIN-u. Jeśli dowód zostanie w domu, podpisu nie złożysz.
Podpis kwalifikowany zależy od tego, jak go kupisz. Zestaw z kartą działa podobnie jak e-dowód, z czytnikiem i kartą. Podpis zdalny działa bez karty i bez czytnika: klucz jest w chmurze dostawcy, a podpis autoryzujesz na telefonie. Zobacz mobilny podpis kwalifikowany.
Dane firmy w podpisie
Certyfikat podpisu osobistego zawiera tylko dane osoby. Nie da się dopisać do niego nazwy firmy, którą reprezentujesz. Certyfikat kwalifikowany może zawierać nazwę i NIP firmy, więc odbiorca dokumentu od razu widzi, w czyim imieniu podpisała osoba.
Ważność i odnowienie
Certyfikat podpisu osobistego jest ważny razem z dowodem osobistym, ale przy wymianie dowodu trzeba ustawić podpis na nowo. Certyfikat kwalifikowany ma własny okres ważności i trzeba go odnawiać. W abonamencie KwalifikowanyPodpis dzieje się to automatycznie, bez przerwy w podpisywaniu.
Porównanie w tabeli
| Cecha | Podpis osobisty | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|
| Kto wydaje | państwo, w e-dowodzie | kwalifikowany dostawca z listy TSL |
| Koszt | bez opłat | płatny |
| Moc w sprawach urzędowych | pełna | pełna |
| Moc w umowach prywatnych | forma dokumentowa | forma pisemna |
| Uznanie w UE | ograniczone | pełne |
| Dane firmy w certyfikacie | nie | tak, na życzenie |
| Sprzęt | e-dowód i czytnik albo NFC | brak przy podpisie w chmurze |
| Podpis seryjny wielu plików | nie | tak, w aplikacji |
Który podpis wybrać w firmie
Podpis osobisty wystarczy, jeśli podpisujesz głównie pisma do urzędów, robisz to rzadko i zawsze masz przy sobie e-dowód i czytnik. Dla wielu osób prowadzących jednoosobową działalność to rozsądny wybór na początek.
Podpis kwalifikowany jest potrzebny, gdy:
- podpisujesz umowy i pełnomocnictwa z kontrahentami w formie pisemnej,
- składasz oferty w przetargach publicznych,
- pracujesz z firmami z innych państw Unii,
- podpis ma pokazywać, że działasz w imieniu firmy,
- w firmie podpisuje kilka osób i ktoś musi to kontrolować,
- podpisujesz wiele plików naraz, na przykład JPK klientów biura rachunkowego.
Porównanie z trzecią popularną metodą, profilem zaufanym, jest na stronie podpis zaufany a kwalifikowany.
Podsumowanie
Podpis osobisty to dobre narzędzie do spraw urzędowych, bez opłat. Podpis kwalifikowany to podpis do wszystkiego: do urzędu, do umowy, do przetargu i do dokumentów za granicę. Firma, która podpisuje regularnie, zwykle potrzebuje obu, a wygodę daje podpis kwalifikowany w chmurze, bez czytnika.