Podpis kwalifikowany dla spółki z o.o., podpis dla prezesa i zarządu spółki
Spółka z o.o. nie dostaje własnego podpisu kwalifikowanego. Dostają go ludzie, którzy ją reprezentują: prezes, członkowie zarządu, prokurent i księgowa. Bez niego zarząd nie podpisze pliku JPK spółki ani umowy w formie pisemnej na odległość, a członek zarządu bez PESEL nie podpisze sprawozdania do KRS. U nas cały zarząd dostaje podpis w chmurze, bez czytnika, od 49 zł netto miesięcznie na osobę.
Certyfikaty od kwalifikowanego dostawcy z unijnej listy TSL. PAdES dla PDF, XAdES dla sprawozdań w XML i plików JPK.
Sprawozdanie_finansowe_2025.xml
Spółka z o.o., obieg podpisów
- PZPrezes zarządupodpis kwalifikowanyPodpisano
- CZCzłonek zarządu, bez PESELpodpis kwalifikowanyPodpisano
- KSGłówna księgowapodpis kwalifikowanyPodpisano
- PRProkurentautoryzacja w telefonieCzeka
Termin złożenia do KRS 15 lipca, przypomnienie wysłane
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Wypróbuj teraz: podpisz dowolny plik PDF certyfikatem testowym i zobacz podpis PAdES, taki sam jak pod uchwałą albo umową spółki.
Rok spółki w podpisach
Kiedy zarząd spółki z o.o. podpisuje najwięcej
Cztery daty, przy których podpis kwalifikowany przestaje być dodatkiem. Najgorszy moment na zakup podpisu to tydzień przed którąś z nich.
31.03
Sporządzenie sprawozdania i CIT-8
Zarząd i księgowa podpisują sprawozdanie za poprzedni rok. Tego dnia mija też termin zeznania CIT-8 spółki.
30.06
Zatwierdzenie przez wspólników
Zgromadzenie wspólników zatwierdza sprawozdanie i podejmuje uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty.
15.07
Złożenie do KRS
W ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdanie, uchwały i sprawozdanie z działalności trafiają do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
25.
JPK co miesiąc i KSeF na bieżąco
Do 25. dnia miesiąca plik JPK_V7 spółki, codziennie faktury w KSeF. Oba wymagają osoby z uprawnieniami i podpisem.
Które dokumenty spółki z o.o. wymagają podpisu kwalifikowanego
Nie każdy dokument spółki trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W wielu miejscach wystarczy profil zaufany członka zarządu. Kłopot polega na tym, że każda z tych bezpłatnych dróg ma swoje wyłączenia: wymaga numeru PESEL, nie działa przy dokumentach spółki w urzędzie skarbowym albo nie daje formy pisemnej. Tabela pokazuje, gdzie spółka realnie potrzebuje podpisu kwalifikowanego.
| Dokument lub czynność | Kto podpisuje | Profil zaufany wystarczy? | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|---|
| Sprawozdanie finansowe do KRS | Zarząd i osoba prowadząca księgi | Tak, gdy podpisujący ma PESEL | Jedyna droga dla członka zarządu bez PESEL |
| Uchwały zatwierdzające i wniosek w Portalu Rejestrów Sądowych | Osoba składająca, zwykle członek zarządu | Tak, gdy ma PESEL | Tak, zawsze działa |
| Plik JPK_V7 i deklaracje spółki | Osoba z pełnomocnictwem UPL-1 | Tak, ale tylko z UPL-1 dla tej osoby | Tak, dane autoryzujące spółki nie działają |
| Logowanie do KSeF w kontekście NIP spółki | Członek zarządu albo osoba z uprawnieniami | Zależnie od metody uwierzytelnienia | Tak, a także do pobrania certyfikatu KSeF |
| Umowa w formie pisemnej zawierana na odległość | Osoby reprezentujące spółkę według KRS | Nie, profil zaufany nie jest formą pisemną w obrocie między firmami | Tak, równoważny podpisowi własnoręcznemu (art. 781 KC) |
| Oferta w przetargu od progów unijnych | Zarząd albo pełnomocnik | Nie | Tak, pod rygorem nieważności |
| Umowa z kontrahentem z innego kraju UE | Osoby reprezentujące spółkę | Nie, profil zaufany działa tylko w Polsce | Tak, uznawany w całej Unii (eIDAS) |
Najczęściej brakuje podpisu w dwóch miejscach: przy pliku JPK, gdy spółka odkrywa, że nie może użyć danych autoryzujących jak przedsiębiorca na JDG, i przy członku zarządu z zagranicy, który nie ma PESEL. Szczegóły JPK opisujemy na stronie podpisz JPK podpisem kwalifikowanym, a oferty w zamówieniach publicznych na stronie podpis kwalifikowany do przetargu.
Podpis sprawozdania finansowego przez zarząd spółki z o.o.
Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. podpisuje zarząd i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg. Od 1 stycznia 2022 r. przy zarządzie wieloosobowym wystarczy podpis co najmniej jednego członka zarządu, pod warunkiem że pozostali złożą oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości. Pełnomocnik sprawozdania nie podpisze.
W praktyce wiele spółek i tak zbiera podpisy wszystkich członków zarządu, bo to prostsze niż pilnowanie oświadczeń. Jeżeli ktoś odmawia podpisu, dołącza pisemne uzasadnienie. Brak wymaganych podpisów kończy się odrzuceniem dokumentu w Repozytorium Dokumentów Finansowych, a złożenie po terminie grozi postępowaniem przymuszającym sądu rejestrowego.
Sprawozdanie ma postać pliku XML w strukturze logicznej Ministerstwa Finansów, więc podpisujesz je podpisem XAdES. Nasz podpis robi to w aplikacji: wgrywasz plik od księgowej, potwierdzasz w telefonie, pobierasz podpisany plik. Jeśli podpisuje kilka osób, każda dodaje swój podpis do tego samego pliku.
- 1
Księgowa przesyła plik XML
Sprawdzasz podgląd w bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów albo w programie księgowym.
- 2
Każdy członek zarządu podpisuje
W aplikacji, z autoryzacją w telefonie. Bez czytnika, także poza biurem i w dniu terminu.
- 3
Wspólnicy zatwierdzają uchwałą
Uchwałę i protokół możesz podpisać tym samym podpisem jako PDF.
- 4
Wysyłka do KRS w 15 dni
Przez Portal Rejestrów Sądowych, z podpisem osoby składającej dokumenty.
Podpis kwalifikowany dla prezesa spółki i reszty zarządu
Podpis jest przypisany do osoby, nie do spółki. Prezes, który zasiada w zarządach trzech spółek, potrzebuje jednego podpisu, a nie trzech. Tak samo działa to w KSeF: uprawnienia nadaje się parze osoba i NIP, więc jeden podpis obsłuży każdą spółkę, w której ktoś ma prawo działać.
Jednoosobowy zarząd
Prezes podpisuje wszystko sam. Wystarcza plan Solo, a księgowa ma własny podpis albo podpisuje JPK z pełnomocnictwem.
Reprezentacja łączna
Gdy umowę spółki podpisuje dwóch członków zarządu łącznie, obaj potrzebują podpisu. Inaczej umowa na odległość czeka na kuriera.
Członek zarządu z zagranicy
Bez PESEL nie ma profilu zaufanego ani e-dowodu. Podpis kwalifikowany jest jedyną drogą do podpisu sprawozdania.
Prokurent i księgowość
Prokurent podpisuje umowy, księgowa sprawozdanie, JPK i dokumenty w KSeF. Obie osoby mieszczą się w planie Firma.
Zanim zamówisz podpisy, warto sprawdzić, jak brzmi sposób reprezentacji w odpisie z KRS, bo od niego zależy, ile osób musi podpisać umowę. Jeśli chcesz szybko sprawdzić wpis spółki po numerze KRS, zobaczysz tam skład zarządu i zasady reprezentacji. Spółki bez kwalifikowanej pieczęci logują się do KSeF podpisem członka zarządu, co opisujemy na stronie podpis kwalifikowany do KSeF.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany dla spółki z o.o.
Koszt zależy od liczby osób, które podpisują w imieniu spółki. Ceny netto w rozliczeniu rocznym, pełne porównanie planów znajdziesz w cenniku podpisu kwalifikowanego. Mówimy wprost: przy dwóch lub trzech osobach osobne plany Solo wychodzą taniej niż plan Firma. Firma opłaca się od pięciu osób albo wtedy, gdy spółce zależy na panelu i jednej fakturze.
Prezes sam
49 zł netto / mies.
1 x Solo. Sprawozdanie, JPK, KSeF, umowy. Podpis seryjny do 10 plików naraz.
Zamów SoloDwóch członków zarządu i księgowa
147 zł netto / mies.
3 x Solo. Każda osoba płaci i odnawia osobno. Najtańsza opcja przy trzech podpisach.
Zamów pierwszy SoloZarząd, prokurent i księgowość
199 zł netto / mies.
Plan Firma, do 5 osób. Panel administratora, jedna faktura, podpis seryjny do 100 plików, przekazanie miejsca nowemu członkowi zarządu.
W każdym planie certyfikat odnawia się sam, dopóki płacisz, więc nie odkrywasz wygasłego podpisu w dniu, w którym trzeba złożyć sprawozdanie. Spółka, która woli kupić podpis raz na kilka lat, znajdzie uczciwe porównanie cen w tekście SimplySign cena. Większe grupy spółek wybierają plan Zespół do 20 osób, opisany na stronie podpis kwalifikowany dla firm.
Pytania o podpis kwalifikowany dla spółki z o.o.
Odpowiedzi na to, o co zarządy pytają najczęściej przed zakupem.
Sama spółka nie, bo podpis kwalifikowany zawsze należy do człowieka. W praktyce co najmniej jeden członek zarządu go potrzebuje: plik JPK spółki podpiszesz tylko podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym osoby z pełnomocnictwem UPL-1, a członek zarządu bez numeru PESEL podpisze sprawozdanie finansowe wyłącznie podpisem kwalifikowanym.
Sprawozdanie podpisuje zarząd oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, na przykład księgowa albo biuro rachunkowe. Od 1 stycznia 2022 r. przy zarządzie wieloosobowym wystarczy podpis co najmniej jednego członka zarządu, jeśli pozostali złożą oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.
Na osobę. Certyfikat zawiera imię, nazwisko i identyfikator członka zarządu, a nie dane spółki. Ten sam podpis prezes wykorzysta w każdej spółce, w której zasiada, i we własnych sprawach. Odpowiednikiem pieczątki firmowej jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, osobny produkt wystawiany na spółkę.
Tak, jeśli ma numer PESEL. Sprawozdanie finansowe można podpisać podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym albo podpisem osobistym z e-dowodu. Podpis kwalifikowany jest jedyną drogą dla członka zarządu bez PESEL i jedyną, która działa także przy JPK spółki, w KSeF i przy umowach w formie pisemnej.
U nas podpis dla jednej osoby kosztuje 49 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym albo 59 zł netto miesięcznie bez zobowiązania. Plan Firma dla maksymalnie pięciu osób, na przykład zarządu, prokurenta i księgowej, kosztuje 199 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, z panelem i jedną fakturą.
Tak, ale tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Profil zaufany i podpis osobisty wymagają numeru PESEL, więc cudzoziemiec w zarządzie polskiej spółki nie ma innej drogi. Podpis kwalifikowany wydany przez dostawcę z dowolnego kraju Unii Europejskiej jest honorowany przez Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Podpisy dla zarządu spółki przed kolejnym terminem
Wybierz plan, każda osoba potwierdza tożsamość zdalnie w aplikacji, a pierwsze sprawozdanie lub umowę podpisujecie ze wsparciem konsultanta.