Przejdź do treści
Kwalifikowanypodpis

Kwalifikowany podpis elektroniczny: czym jest i do czego służy w firmie

Kwalifikowany podpis elektroniczny to jedyny rodzaj podpisu elektronicznego, który prawo w całej Unii Europejskiej zrównuje z podpisem własnoręcznym. Firma używa go do KRS, JPK, deklaracji, przetargów, pełnomocnictw i umów, czyli wszędzie tam, gdzie liczy się forma pisemna.

Zobacz cennik

Podpis elektroniczny kwalifikowany w trzech zdaniach

Kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który spełnia dwa dodatkowe warunki: powstaje w kwalifikowanym urządzeniu do składania podpisu (QSCD) i opiera się na kwalifikowanym certyfikacie. Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca usług zaufania wpisany do unijnej listy TSL. Dzięki temu odbiorca dokumentu wie, kto go podpisał, i może sprawdzić, że plik nie został zmieniony po podpisie.

  • Jednoznacznie przypisany do jednej osoby fizycznej.
  • Oparty na certyfikacie kwalifikowanym od dostawcy z listy TSL.
  • Złożony w urządzeniu QSCD, w naszym przypadku w chmurze dostawcy.
  • Wykrywa każdą zmianę pliku po podpisie.

Elektroniczny podpis kwalifikowany a forma pisemna

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

Rozporządzenie eIDAS, art. 25 ust. 2

Polski Kodeks cywilny idzie o krok dalej. Zgodnie z art. 78(1) oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne formie pisemnej. To znaczy, że umowę, która wymaga formy pisemnej, możesz zawrzeć w całości elektronicznie.

Podpis kwalifikowany złożony w Polsce jest uznawany w każdym państwie Unii, a podpis kwalifikowany z innego państwa Unii jest uznawany w Polsce.

Do czego firma używa kwalifikowanego podpisu elektronicznego

  • Sprawozdanie finansowe do KRS: podpisują je członkowie zarządu, często w ostatnim dniu terminu.
  • JPK i deklaracje podatkowe: biuro rachunkowe albo księgowość podpisuje pliki dla urzędu skarbowego. Zobacz podpisz JPK.
  • ePUAP, CEIDG i e-Urząd Skarbowy: pisma do urzędów z mocą podpisu własnoręcznego. Zobacz podpis kwalifikowany a ePUAP.
  • Przetargi publiczne: oferta i JEDZ w formacie wymaganym przez zamawiającego.
  • Umowy z kontrahentami, aneksy i pełnomocnictwa: bez drukowania i wysyłki kurierem.
  • Umowy o pracę i dokumenty kadrowe, które wymagają formy pisemnej.

Kwalifikowany, zaawansowany i zwykły podpis elektroniczny

Rodzaj podpisuCzym jestMoc prawna
Zwykły podpis elektronicznydane dołączone do dokumentu, na przykład podpis graficzny albo kliknięciedowód w sporze, bez domniemania autentyczności
Zaawansowany podpis elektronicznypodpis przypisany do osoby, wykrywający zmiany plikusilniejszy dowód, bez równoważności z formą pisemną
Kwalifikowany podpis elektronicznyzaawansowany podpis z certyfikatem kwalifikowanym i urządzeniem QSCDrównoważny podpisowi własnoręcznemu w całej UE

Różnice opisujemy dokładniej w artykułach o zaawansowanym podpisie elektronicznym i o tym, czym jest podpis niekwalifikowany.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w abonamencie

W Kwalifikowanypodpis kupujesz podpis jako usługę, a nie kartę z certyfikatem. W jednej cenie dostajesz certyfikat kwalifikowany, podpis w chmurze bez czytnika, aplikację na komputer i telefon, automatyczne odnowienie i wsparcie przy pierwszym podpisie.

Zobacz cennik
  • Formaty PAdES, XAdES i CAdES, podpis wewnętrzny i zewnętrzny.
  • Kwalifikowany znacznik czasu przy każdym podpisie.
  • Panel administratora dla firmy w planie Firma i wyższych.

Pytania o kwalifikowany podpis elektroniczny

Tak, w każdym państwie Unii Europejskiej. Rozporządzenie eIDAS wymaga, żeby podpis kwalifikowany z jednego państwa członkowskiego był uznawany we wszystkich pozostałych.

Podpisujesz dowolny plik. PDF podpisujesz w formacie PAdES, XML w formacie XAdES, a inne pliki w formacie CAdES, który tworzy obok dokumentu plik z podpisem.

Zawsze do osoby fizycznej. Certyfikat może zawierać dane firmy, którą ta osoba reprezentuje, ale podpisuje zawsze konkretny człowiek.