Czym jest podpis niekwalifikowany
Podpis niekwalifikowany to każdy podpis elektroniczny, który nie spełnia wymagań podpisu kwalifikowanego. Rozporządzenie eIDAS wyróżnia dwa takie rodzaje:
- zwykły podpis elektroniczny: dowolne dane dołączone do dokumentu, na przykład wpisane imię i nazwisko, zeskanowany podpis albo kliknięcie w przycisk w platformie,
- zaawansowany podpis elektroniczny: podpis jednoznacznie przypisany do osoby, pozostający pod jej kontrolą i wykrywający zmiany dokumentu, ale bez certyfikatu kwalifikowanego albo bez kwalifikowanego urządzenia.
Obu rodzajom nie można odmówić skutku prawnego tylko dlatego, że są elektroniczne. Nie mają jednak domniemania, że są równoważne podpisowi własnoręcznemu. O zaawansowanym podpisie piszemy więcej w artykule zaawansowany podpis elektroniczny.
Forma dokumentowa i forma pisemna
W polskim prawie cywilnym kluczowe jest rozróżnienie dwóch form czynności prawnej:
- forma dokumentowa: wystarczy złożyć oświadczenie w postaci dokumentu w sposób, który pozwala ustalić osobę składającą oświadczenie. Spełnia ją e-mail, skan, podpis niekwalifikowany,
- forma pisemna: wymaga podpisu własnoręcznego albo, zgodnie z art. 78(1) Kodeksu cywilnego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jeśli przepis wymaga formy pisemnej, podpis niekwalifikowany jej nie spełnia. Wtedy o skutkach decyduje to, czy forma była zastrzeżona pod rygorem nieważności, dla celów dowodowych, czy dla wywołania określonych skutków.
Kiedy podpis niekwalifikowany wystarczy w umowie B2B
Większość umów handlowych między firmami może być zawarta w dowolnej formie. Wtedy podpis niekwalifikowany wystarczy, a pytanie brzmi raczej, jak łatwo będzie udowodnić, kto i co podpisał. Typowe przykłady:
- zamówienia i potwierdzenia zamówień,
- umowy o świadczenie usług bez zastrzeżonej formy,
- umowy o zachowaniu poufności, jeśli strony nie zastrzegły formy pisemnej,
- regulaminy i ogólne warunki akceptowane w procesie zakupu.
Kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany
Podpis kwalifikowany jest potrzebny, gdy prawo albo sama umowa wymaga formy pisemnej. W relacjach między firmami najczęściej dotyczy to:
- umów, w których strony zastrzegły, że zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, a więc aneksów do nich,
- poręczeń, przelewu wierzytelności stwierdzonej pismem i niektórych umów zabezpieczeń,
- pełnomocnictw do czynności wymagających formy pisemnej,
- umów o zakazie konkurencji,
- ofert w zamówieniach publicznych o wartości od progów unijnych i wszędzie tam, gdzie zamawiający wymaga podpisu kwalifikowanego.
W praktyce wiele firm ma w swoich wzorach umów klauzulę, że zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Aneks do takiej umowy podpisany podpisem niekwalifikowanym może być nieważny, nawet jeśli sama umowa była podpisana na papierze.
Dowód w sporze
Nawet tam, gdzie forma nie jest wymagana, rodzaj podpisu ma znaczenie w sporze. Przy podpisie niekwalifikowanym to strona, która powołuje się na umowę, musi wykazać, że podpisała ją właściwa osoba i że treść nie została zmieniona. Zwykle oznacza to logi platformy, adresy IP i opinie biegłych. Przy podpisie kwalifikowanym tożsamość podpisującego potwierdził kwalifikowany dostawca, a każda zmiana pliku po podpisie jest wykrywalna, więc spór o to, kto podpisał, praktycznie znika.
Podpis niekwalifikowany a kwalifikowany w tabeli
| Cecha | Podpis niekwalifikowany | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|
| Forma czynności | dokumentowa | pisemna |
| Tożsamość podpisującego | zależna od platformy i dowodów | potwierdzona przez kwalifikowanego dostawcę |
| Wykrywanie zmian dokumentu | tylko w podpisie zaawansowanym | zawsze |
| Równoważność z podpisem własnoręcznym | nie | tak, w całej UE |
| Aneks do umowy z klauzulą formy pisemnej | ryzyko nieważności | ważny |
| Koszt | zwykle niski albo bez opłat | abonament albo zakup certyfikatu |
Jak podejść do tego w firmie
Rozsądna zasada wygląda tak: codzienne zamówienia i proste umowy mogą iść podpisem niekwalifikowanym, a wszystko, co wymaga formy pisemnej albo ma dużą wartość, podpisuje osoba z podpisem kwalifikowanym. Żeby ta zasada działała, podpis kwalifikowany musi być pod ręką: na telefonie, bez czytnika, u każdej osoby, która podpisuje umowy w imieniu firmy. Zobacz podpis kwalifikowany dla firm.
Podsumowanie
Podpis niekwalifikowany jest wygodny i w wielu umowach wystarcza. Nie zastępuje jednak formy pisemnej, a w sporze wymaga więcej dowodów. Podpis kwalifikowany jest jedynym podpisem elektronicznym równoważnym własnoręcznemu, dlatego firma, która zawiera umowy elektronicznie, powinna mieć go u osób reprezentujących ją na zewnątrz. Więcej o nim na stronie kwalifikowany podpis elektroniczny.
Ten artykuł ma charakter informacyjny. W konkretnej sprawie skonsultuj się z prawnikiem.