Podpis zaufany a kwalifikowany i różnice między nimi
Podpis zaufany, podpis osobisty i podpis kwalifikowany służą do podpisywania dokumentów elektronicznie, ale mają inną moc prawną i działają w innych miejscach. Poniżej porównanie w jednej tabeli i odpowiedź, kiedy który wystarczy.
Podpis zaufany, osobisty i kwalifikowany w jednej tabeli
| Cecha | Podpis zaufany | Podpis osobisty | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|---|
| Podstawa prawna | ustawa o informatyzacji | ustawa o dowodach osobistych | rozporządzenie eIDAS |
| Kto wydaje | państwo, przez profil zaufany | państwo, w e-dowodzie | kwalifikowany dostawca z listy TSL |
| Koszt | bez opłat | bez opłat | płatny |
| Sprawy w urzędach w Polsce | tak | tak | tak |
| Równoważność z formą pisemną w umowach | tylko w relacjach z administracją | tylko w niektórych przypadkach | tak, w każdej umowie |
| Uznanie w innych państwach UE | nie | ograniczone | tak |
| Dane firmy w podpisie | nie | nie | tak, na życzenie |
| Potrzebny sprzęt | brak | e-dowód i czytnik albo telefon z NFC | brak przy podpisie w chmurze |
| Oferty w zamówieniach publicznych od progów unijnych i tam, gdzie zamawiający wymaga podpisu kwalifikowanego | nie | nie | tak |
Kiedy wystarczy podpis zaufany
Podpis zaufany składasz przez profil zaufany w portalu administracji. Wystarczy do większości spraw osoby prywatnej w polskich urzędach: wnioski, pisma, zeznania. Nie działa jako podpis pod umową z kontrahentem w formie pisemnej i nie jest uznawany poza Polską. Do takich umów osoba bez firmy potrzebuje własnego certyfikatu, który opisujemy na stronie podpis kwalifikowany dla osoby fizycznej.
Drugie ograniczenie to rozmiar. Usługa podpisu na gov.pl przyjmuje plik do 25 MB i do 5 plików naraz, więc dużą dokumentację trzeba dzielić. Limity wszystkich sposobów podpisu zestawiamy w tekście podpis zaufany limit rozmiaru pliku, a projektantom, których pliki mają do 150 MB, poświęcamy stronę podpis elektroniczny projektanta.
Kiedy wystarczy podpis osobisty
Podpis osobisty to zaawansowany podpis zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Działa w sprawach urzędowych, a w relacjach prywatnych ma ograniczoną moc. Wymaga e-dowodu i czytnika albo telefonu z NFC. Więcej w artykule podpis osobisty a kwalifikowany.
Kiedy potrzebny jest podpis kwalifikowany
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedynym z tych trzech, który w każdej sytuacji zastępuje podpis własnoręczny, także w umowach między firmami i w innych państwach Unii. Firma potrzebuje go, gdy:
- podpisuje umowy, aneksy i pełnomocnictwa wymagające formy pisemnej,
- składa oferty w przetargach publicznych,
- podpisuje sprawozdania finansowe, JPK i deklaracje za klientów w biurze rachunkowym,
- pracuje z kontrahentami z innych państw UE,
- chce jednego podpisu do wszystkiego, niezależnie od portalu i odbiorcy.
Podpis kwalifikowany bez czytnika, w abonamencie
W KwalifikowanyPodpis podpis kwalifikowany działa w chmurze i na telefonie, tak samo wygodnie jak profil zaufany, ale z pełną mocą prawną. Zobacz też, jak działa podpis kwalifikowany w ePUAP.
Jeśli profil zaufany przestał wystarczać, bo kontrahent chce umowy w formie pisemnej, a zamawiający kwalifikowanego podpisu pod ofertą, przejście zajmuje jedno zamówienie. Wybierasz plan, płacisz, zakładasz certyfikat zdalnie i podpisujesz pierwszy dokument bez wizyty w punkcie. Abonament Solo kosztuje od 99 zł netto miesięcznie + 23% VAT przy płatności rocznej, a dla jednoosobowej firmy rozpisaliśmy opłacalność w artykule o podpisie kwalifikowanym dla JDG. Dla kilku osób sprawdź plany Firma i Zespół.
Pytania o różnice między podpisami
Umowę wymagającą formy pisemnej w relacjach między firmami podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis zaufany nie ma w tych relacjach równoważności z formą pisemną.
Do podpisywania dokumentów tak. Do logowania w części portali administracji nadal używa się profilu zaufanego albo innej metody logowania.
Sprawozdanie finansowe możesz podpisać profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Podpis kwalifikowany działa tak samo w KRS, w przetargach i w umowach, więc firma ma jeden podpis do wszystkiego.