Podpis zaufany a kwalifikowany: czym się różnią
Podpis zaufany, podpis osobisty i podpis kwalifikowany służą do podpisywania dokumentów elektronicznie, ale mają inną moc prawną i działają w innych miejscach. Poniżej porównanie w jednej tabeli i odpowiedź, kiedy który wystarczy.
Podpis zaufany, osobisty i kwalifikowany w jednej tabeli
| Cecha | Podpis zaufany | Podpis osobisty | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|---|
| Podstawa prawna | ustawa o informatyzacji | ustawa o dowodach osobistych | rozporządzenie eIDAS |
| Kto wydaje | państwo, przez profil zaufany | państwo, w e-dowodzie | kwalifikowany dostawca z listy TSL |
| Koszt | bez opłat | bez opłat | płatny |
| Sprawy w urzędach w Polsce | tak | tak | tak |
| Równoważność z formą pisemną w umowach | tylko w relacjach z administracją | tylko w niektórych przypadkach | tak, w każdej umowie |
| Uznanie w innych państwach UE | nie | ograniczone | tak |
| Dane firmy w podpisie | nie | nie | tak, na życzenie |
| Potrzebny sprzęt | brak | e-dowód i czytnik albo telefon z NFC | brak przy podpisie w chmurze |
| Oferty w zamówieniach publicznych od progów unijnych i tam, gdzie zamawiający wymaga podpisu kwalifikowanego | nie | nie | tak |
Podpis zaufany: kiedy wystarczy
Podpis zaufany składasz przez profil zaufany w portalu administracji. Wystarczy do większości spraw osoby prywatnej w polskich urzędach: wnioski, pisma, zeznania. Nie działa jako podpis pod umową z kontrahentem w formie pisemnej i nie jest uznawany poza Polską.
Podpis osobisty: kiedy wystarczy
Podpis osobisty to zaawansowany podpis zapisany w warstwie elektronicznej dowodu osobistego. Działa w sprawach urzędowych, a w relacjach prywatnych ma ograniczoną moc. Wymaga e-dowodu i czytnika albo telefonu z NFC. Więcej w artykule podpis osobisty a kwalifikowany.
Podpis kwalifikowany: kiedy jest potrzebny
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest jedynym z tych trzech, który w każdej sytuacji zastępuje podpis własnoręczny, także w umowach między firmami i w innych państwach Unii. Firma potrzebuje go, gdy:
- podpisuje umowy, aneksy i pełnomocnictwa wymagające formy pisemnej,
- składa oferty w przetargach publicznych,
- podpisuje sprawozdania finansowe, JPK i deklaracje za klientów w biurze rachunkowym,
- pracuje z kontrahentami z innych państw UE,
- chce jednego podpisu do wszystkiego, niezależnie od portalu i odbiorcy.
Podpis kwalifikowany bez czytnika, w abonamencie
W Kwalifikowanypodpis podpis kwalifikowany działa w chmurze i na telefonie, tak samo wygodnie jak profil zaufany, ale z pełną mocą prawną. Zobacz też, jak działa podpis kwalifikowany w ePUAP.
Pytania o różnice między podpisami
Umowę wymagającą formy pisemnej w relacjach między firmami podpisujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis zaufany nie ma w tych relacjach równoważności z formą pisemną.
Do podpisywania dokumentów tak. Do logowania w części portali administracji nadal używa się profilu zaufanego albo innej metody logowania.
Sprawozdanie finansowe możesz podpisać profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym. Podpis kwalifikowany działa tak samo w KRS, w przetargach i w umowach, więc firma ma jeden podpis do wszystkiego.