Podpis kwalifikowany do przetargu: podpis elektroniczny do przetargów i e-Zamówień
W przetargu o wartości równej progom unijnym lub wyższej ofertę, JEDZ i pełnomocnictwo podpisujesz wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Inny podpis oznacza nieważną ofertę. W 2026 i 2027 roku próg dla dostaw i usług wynosi 603 400 zł netto u zamawiających centralnych i 930 960 zł netto u pozostałych, a dla robót budowlanych 23 291 240 zł netto. U nas podpis działa w chmurze, bez czytnika, na komputerze i telefonie, od 49 zł netto miesięcznie.
Certyfikaty od kwalifikowanego dostawcy z unijnej listy TSL. Podpis PAdES na plikach PDF, XAdES na plikach XML, CAdES na pozostałych.
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Wypróbuj teraz: podpisz dowolny plik PDF certyfikatem testowym i zobacz podpis PAdES, taki sam jak na formularzu ofertowym składanym w przetargu.
Jaki podpis elektroniczny do przetargu
O tym, czy wystarczy bezpłatny profil zaufany, decyduje wartość zamówienia, a nie wybór zamawiającego. Artykuł 63 Prawa zamówień publicznych wymaga formy elektronicznej, czyli kwalifikowanego podpisu, dla ofert i oświadczeń w postępowaniach unijnych. W postępowaniach krajowych dopuszcza też podpis zaufany i podpis osobisty. Wartości poniżej są kwotami netto, przeliczonymi po kursie 4,31 zł za euro, który obowiązuje od 1 stycznia 2026 r. do 31 grudnia 2027 r.
| Wartość zamówienia (netto) | Tryb | Jakim podpisem podpiszesz ofertę |
|---|---|---|
| Poniżej 170 000 zł | Poza ustawą Pzp, zasady ustala zamawiający | Tak, jak wskaże zamawiający w zapytaniu: czasem mail, czasem skan, coraz częściej podpis elektroniczny |
| Od 170 000 zł do progu unijnego | Postępowanie krajowe | Podpis kwalifikowany, profil zaufany albo podpis osobisty |
| Dostawy i usługi od 603 400 zł (zamawiający centralni) | Postępowanie unijne | Wyłącznie podpis kwalifikowany |
| Dostawy i usługi od 930 960 zł (pozostali zamawiający, w tym samorządy) | Postępowanie unijne | Wyłącznie podpis kwalifikowany |
| Dostawy i usługi sektorowe od 1 861 920 zł | Postępowanie unijne | Wyłącznie podpis kwalifikowany |
| Roboty budowlane od 23 291 240 zł | Postępowanie unijne | Wyłącznie podpis kwalifikowany |
Progi pochodzą z obwieszczenia Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 8 grudnia 2025 r. Firma, która startuje regularnie, prędzej czy później trafia na postępowanie unijne, a wtedy profil zaufany przestaje wystarczać. Dlatego działy przetargowe mają podpis kwalifikowany na stałe, zamiast kupować go w pośpiechu dzień przed terminem. Różnice między podpisami opisujemy szerzej w tekście podpis zaufany a kwalifikowany.
Które dokumenty w przetargu podpisujesz podpisem kwalifikowanym
W postępowaniu unijnym podpis kwalifikowany jest potrzebny na każdym dokumencie, który wykonawca sam wytwarza i składa jako swoje oświadczenie. Dokumenty wystawione przez kogoś innego, na przykład gwarancję wadialną, podpisuje ich wystawca.
| Dokument | Kto podpisuje | Na co uważać |
|---|---|---|
| Formularz ofertowy i oferta | Osoby reprezentujące wykonawcę według KRS albo CEIDG, albo pełnomocnik | Przy reprezentacji łącznej podpisują wszyscy wymagani członkowie zarządu |
| JEDZ (Jednolity Europejski Dokument Zamówienia) | Wykonawca, każdy członek konsorcjum osobno, podmiot udostępniający zasoby | Tylko podpis kwalifikowany, bo JEDZ występuje wyłącznie w postępowaniach unijnych |
| Oświadczenie z art. 125 Pzp w postępowaniu krajowym | Wykonawca | Wystarczy też profil zaufany albo podpis osobisty |
| Pełnomocnictwo | Osoby umocowane do reprezentacji mocodawcy | Powyżej progów unijnych wymaga podpisu kwalifikowanego, poniżej wystarczy też profil zaufany |
| Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby | Podmiot udostępniający | Osobny dokument, osobny komplet podpisów |
| Gwarancja wadialna w formie elektronicznej | Bank albo ubezpieczyciel | Składasz oryginał elektroniczny od gwaranta, nie skan i nie własny podpis |
| Odpowiedzi na wezwania, wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, umowa | Osoby reprezentujące wykonawcę | Termin liczy się w dniach, więc podpis musi być dostępny od ręki |
Najczęściej odrzucane są oferty, w których podpisała jedna osoba, choć KRS wymaga dwóch. W planie Firma obaj członkowie zarządu i osoba z działu przetargów mają własne podpisy w jednym abonamencie, więc drugi podpis nie czeka na powrót prezesa z urlopu. Więcej o podpisach dla całej spółki na stronie podpis kwalifikowany dla firm.
Jak podpisać ofertę na platformie e-Zamówienia
Platforma e-Zamówienia, prowadzona przez Urząd Zamówień Publicznych, przyjmuje pliki już podpisane. To samo dotyczy platform, z których korzysta część zamawiających, takich jak platformazakupowa.pl, SmartPZP czy e-ProPublico. Wszystkie akceptują podpisy w formatach PAdES, XAdES i CAdES, więc podpisem z naszej aplikacji złożysz ofertę na każdej z nich.
-
Przygotuj pliki w ostatecznej wersji
Formularz ofertowy, kosztorys, JEDZ i załączniki zapisz jako PDF, a JEDZ w formacie, którego wymaga zamawiający, zwykle PDF albo XML z narzędzia UZP. Każda zmiana w pliku po podpisaniu unieważnia podpis, więc podpisujesz na samym końcu.
-
Podpisz każdy plik osobno
Pliki PDF podpisujesz podpisem wewnętrznym PAdES, który widać w każdym czytniku. Pliki XML podpisem XAdES. Podpis seryjny w naszej aplikacji podpisze cały komplet naraz: do 10 plików w planie Solo, do 100 w planie Firma. Orzecznictwo KIO w sprawie podpisywania samego archiwum ZIP nie jest jednolite, dlatego bezpieczniej podpisać każdy plik. Szczegóły formatów w poradniku jak podpisać PDF podpisem kwalifikowanym.
-
Sprawdź podpisy przed wysłaniem
Otwórz podpisane pliki w narzędziu do sprawdzania podpisu elektronicznego. Zobaczysz, kto podpisał, czy certyfikat był kwalifikowany i ważny oraz czy plik nie został zmieniony. Pięć minut kontroli oszczędza odrzuconą ofertę.
-
Wgraj ofertę przed terminem
Na platformie e-Zamówienia dodajesz pliki w formularzu oferty, a platforma sama je szyfruje. Liczy się moment złożenia oferty na platformie, więc zostaw sobie zapas na wolne łącze i duże pliki. Do upływu terminu możesz ofertę wycofać i złożyć ponownie.
Błędy w podpisie, przez które oferta przetargowa jest odrzucana
Brak wymaganego podpisu na ofercie w postępowaniu unijnym to wada, której nie da się naprawić wezwaniem do uzupełnienia. Zamawiający odrzuca taką ofertę jako niezgodną z przepisami. Poniżej sytuacje, które powtarzają się najczęściej.
Certyfikat wygasł przed terminem
Podpis złożony po końcu ważności certyfikatu nie jest kwalifikowany. W abonamencie odnowienie jest automatyczne i w cenie, więc certyfikat nie kończy się w tygodniu składania ofert. Zobacz, jak działa odnowienie certyfikatu kwalifikowanego.
Profil zaufany w przetargu unijnym
Podpis zaufany wystarcza w postępowaniu krajowym, ale nie powyżej progów unijnych. Wykonawcy, którzy startują w obu rodzajach przetargów, mylą się właśnie wtedy, gdy wartość zamówienia jest blisko progu.
Jeden podpis przy reprezentacji łącznej
Gdy KRS wymaga dwóch członków zarządu, oferta z jednym podpisem nie jest złożona przez wykonawcę. Drugi podpis albo pełnomocnictwo musi być gotowe przed terminem.
Podpisany skan zamiast oryginału
Skan papierowego pełnomocnictwa podpisany przez pracownika nie zastępuje dokumentu podpisanego elektronicznie przez mocodawcę. Pełnomocnictwo najprościej od razu podpisać kwalifikowanym podpisem osoby, która go udziela.
Podpis kwalifikowany w chmurze dla działu przetargów
Oferta powstaje zwykle w ostatnich godzinach przed terminem, a osoby, które muszą ją podpisać, rzadko siedzą przy jednym biurku. Podpis w chmurze rozwiązuje to prościej niż karta z czytnikiem: członek zarządu podpisuje na swoim laptopie i potwierdza podpis na telefonie, także z delegacji. Nie trzeba instalować sterowników na komputerze, na którym składa się ofertę, ani przekazywać karty między pokojami.
Jeśli startujesz w jednym postępowaniu i nie wiesz, czy będzie następne, wybierz Solo z rozliczeniem miesięcznym i zrezygnuj po wyniku. Porównanie opcji na krótki okres jest w tekście podpis kwalifikowany na miesiąc. Po wygranym przetargu zamawiający publiczny płaci zwykle w ciągu 30 dni od faktury, a jeśli firma potrzebuje gotówki na start realizacji wcześniej, może sprzedać fakturę w faktoringu z porównaniem ofert.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany do przetargu
Plan dobierasz do liczby osób, które podpisują oferty i pełnomocnictwa. Cena obejmuje certyfikat, podpis w chmurze, aplikację na komputer i telefon, podpis seryjny oraz odnowienia.
| Wykonawca | Plan | Cena przy rozliczeniu rocznym | Rozliczenie miesięczne | Podpis seryjny |
|---|---|---|---|---|
| JDG albo spółka z jednoosobową reprezentacją | Solo | 49 zł netto miesięcznie (588 zł netto za rok) | 59 zł netto | do 10 plików |
| Zarząd dwuosobowy i dział przetargów, do 5 osób | Firma | 199 zł netto miesięcznie (2 388 zł netto za rok) | 249 zł netto | do 100 plików |
| Generalny wykonawca, konsorcja, kilka oddziałów, do 20 osób | Zespół | 549 zł netto miesięcznie (6 588 zł netto za rok) | 690 zł netto | do 500 plików |
Jednoosobowa firma, która dopiero zaczyna startować w zamówieniach publicznych, znajdzie więcej przykładów w artykule podpis kwalifikowany dla JDG. Wszystkie warianty i warunki są w cenniku podpisu kwalifikowanego.
Pytania o podpis kwalifikowany do przetargu
To zależy od wartości zamówienia. Przy zamówieniu równym progom unijnym lub wyższym ofertę, JEDZ i pełnomocnictwo podpisujesz wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, pod rygorem nieważności. Przy zamówieniu od 170 000 zł netto do progów unijnych możesz wybrać podpis kwalifikowany, profil zaufany albo podpis osobisty z e-dowodu.
Tak, ale tylko w zamówieniach poniżej progów unijnych. Powyżej progów oferta podpisana profilem zaufanym jest nieważna i zamawiający musi ją odrzucić. Profil zaufany wymaga też numeru PESEL, więc nie podpisze nim członek zarządu bez PESEL.
Ofertę podpisuje osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy według KRS albo CEIDG, albo pełnomocnik. Jeśli spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie, podpisać muszą obaj, każdy własnym podpisem. Pełnomocnik dołącza pełnomocnictwo podpisane przez osoby umocowane do reprezentacji.
Tak. JEDZ składa się w postępowaniach o wartości równej progom unijnym lub wyższej, a tam oświadczenie wykonawcy wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W postępowaniach krajowych zamiast JEDZ składa się oświadczenie z art. 125 Pzp, które można podpisać także profilem zaufanym albo podpisem osobistym.
Podpisujesz pliki przed wgraniem na platformę: formularz ofertowy i załączniki w PDF podpisem wewnętrznym PAdES, pliki XML podpisem XAdES. Potem sprawdzasz, czy każdy plik ma ważny podpis, i wgrywasz ofertę przed terminem składania ofert. Platforma szyfruje ofertę sama.
U nas podpis dla jednej osoby kosztuje 49 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (588 zł netto za rok) albo 59 zł netto przy rozliczeniu miesięcznym. Plan Firma dla pięciu osób, na przykład dwóch członków zarządu i działu przetargów, kosztuje 199 zł netto miesięcznie. W cenie jest podpis w chmurze, aplikacja i odnowienie certyfikatu.
Faktury za zrealizowane zamówienie publiczne wystawiasz w KSeF, a do logowania i nadawania uprawnień przyda się ten sam podpis. Jak to zrobić, opisujemy na stronie podpis kwalifikowany do KSeF.