PAdES, czyli podpis wewnątrz PDF
Do PDF najlepiej nadaje się format PAdES. Podpis jest wtedy zapisany wewnątrz pliku, więc wysyłasz jeden plik, a odbiorca otwiera go w zwykłym czytniku PDF i widzi informację o podpisie. PAdES ma kilka poziomów: podstawowy B-B, B-T ze znacznikiem czasu oraz B-LT i B-LTA, które dodatkowo zapisują w pliku dane potrzebne do weryfikacji po latach. Dla dokumentów, które mają być ważne długo, wybieraj poziom ze znacznikiem czasu i danymi do długoterminowej weryfikacji.
Alternatywą jest CAdES, czyli podpis w osobnym pliku .p7s. Działa, ale wymaga wysyłania dwóch plików, a część odbiorców nie wie, jak go otworzyć. Jeśli nikt nie wymaga inaczej, PDF podpisuj w PAdES.
Jak podpisać PDF w aplikacji Kwalifikowanypodpis
Przygotuj ostateczną wersję pliku
Podpis obejmuje dokładnie ten plik. Każda późniejsza zmiana będzie widoczna jako zmiana po podpisie, więc najpierw zamknij wszystkie poprawki.
Otwórz plik w aplikacji
Przeciągnij PDF do okna aplikacji na komputerze albo otwórz załącznik w aplikacji na telefonie.
Wybierz format PAdES i znak podpisu
Zdecyduj, czy na stronie ma pojawić się widoczny znak podpisu. Jeśli tak, wskaż miejsce, zwykle nad linią podpisu w dokumencie.
Autoryzuj podpis
Na telefonie pojawia się prośba z nazwą pliku. Zatwierdzasz ją PIN-em albo biometrią. Aplikacja dołącza podpis i kwalifikowany znacznik czasu.
Sprawdź i wyślij
Otwórz podpisany plik i sprawdź panel podpisów. Wyślij odbiorcy plik podpisany, a nie oryginał.
Ta sama instrukcja dla innych formatów jest na stronie podpisz dokument podpisem kwalifikowanym.
Widoczny znak podpisu: potrzebny czy nie
Widoczny znak nie wpływa na ważność podpisu. Pomaga za to ludziom: kto wydrukuje dokument albo przegląda go w miniaturach, od razu widzi, że jest podpisany i przez kogo. W umowach z kilkoma stronami warto umieścić znak każdej osoby przy jej danych w komparycji albo na ostatniej stronie. W dokumentach dla urzędów, na przykład w sprawozdaniu finansowym, znak zwykle nie jest potrzebny.
Dokument podpisywany przez kilka osób
PDF pozwala złożyć kilka podpisów po kolei. Każdy kolejny podpis obejmuje plik razem z poprzednimi podpisami, więc wcześniejsze podpisy zostają ważne. Kolejność wygląda tak:
- pierwsza osoba podpisuje plik i przekazuje podpisany plik dalej,
- druga osoba podpisuje ten już podpisany plik, a nie oryginał,
- każda kolejna osoba robi to samo.
Najczęstszy błąd to podpisanie przez każdą osobę osobnej kopii oryginału. Wtedy powstaje kilka plików z jednym podpisem każdy, a nie jeden plik podpisany przez wszystkich.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu PDF
- Zmiana pliku po podpisie, na przykład dopisanie numeru umowy albo scalenie z załącznikiem. Podpis przestaje obejmować obecną treść.
- Wydruk do PDF podpisanego pliku. Powstaje nowy plik bez podpisu, który tylko wygląda jak podpisany.
- Podpis zewnętrzny tam, gdzie odbiorca oczekuje podpisu w pliku.
- Podpis bez znacznika czasu w dokumencie, który ma być ważny przez lata.
- Wysłanie oryginału zamiast pliku podpisanego.
Jak odbiorca sprawdzi podpis
Odbiorca otwiera plik w czytniku PDF albo w narzędziu do weryfikacji. Może też użyć naszego sprawdzania podpisu elektronicznego w przeglądarce. Co dokładnie widać w pliku, opisujemy w artykule podpis kwalifikowany: jak wygląda.
PDF z podpisem w urzędzie i w przetargu
Portale administracji i platformy zamówień publicznych przyjmują PDF z podpisem PAdES. Zamawiający w przetargu może jednak wymagać konkretnego formatu albo podpisu każdego pliku osobno, dlatego zawsze czytaj specyfikację. W ePUAP i Portalu Rejestrów Sądowych część dokumentów podpisuje się w XAdES, co opisujemy na stronie podpis kwalifikowany a ePUAP.
Podsumowanie
- PDF podpisuj w formacie PAdES, ze znacznikiem czasu.
- Podpisuj ostateczną wersję i niczego w niej potem nie zmieniaj.
- Przy kilku podpisach każda osoba podpisuje plik już podpisany przez poprzednią.
- Widoczny znak jest wygodny, ale nie jest wymagany.
W abonamencie Kwalifikowanypodpis podpisujesz PDF na komputerze i na telefonie, bez czytnika i karty, a w planie Firma do 100 plików w jednej operacji.