PAdES, czyli podpis wewnątrz PDF
Do PDF najlepiej nadaje się format PAdES. Podpis jest wtedy zapisany wewnątrz pliku, więc wysyłasz jeden plik, a odbiorca otwiera go w zwykłym czytniku PDF i widzi informację o podpisie. PAdES ma kilka poziomów: podstawowy B-B, B-T ze znacznikiem czasu oraz B-LT i B-LTA, które dodatkowo zapisują w pliku dane potrzebne do weryfikacji po latach. Dla dokumentów, które mają być ważne długo, wybieraj poziom ze znacznikiem czasu i danymi do długoterminowej weryfikacji.
Alternatywą jest CAdES, czyli podpis w osobnym pliku .p7s. Działa, ale wymaga wysyłania dwóch plików, a część odbiorców nie wie, jak go otworzyć. Jeśli nikt nie wymaga inaczej, PDF podpisuj w PAdES.
Jak podpisać PDF w aplikacji KwalifikowanyPodpis
Przygotuj ostateczną wersję pliku
Podpis obejmuje dokładnie ten plik. Każda późniejsza zmiana będzie widoczna jako zmiana po podpisie, więc najpierw zamknij wszystkie poprawki.
Otwórz plik w aplikacji
Przeciągnij PDF do okna aplikacji na komputerze albo otwórz załącznik w aplikacji na telefonie.
Wybierz format PAdES i znak podpisu
Zdecyduj, czy na stronie ma pojawić się widoczny znak podpisu. Jeśli tak, wskaż miejsce, zwykle nad linią podpisu w dokumencie.
Autoryzuj podpis
Na telefonie pojawia się prośba z nazwą pliku. Zatwierdzasz ją PIN-em albo biometrią. Aplikacja dołącza podpis i kwalifikowany znacznik czasu.
Sprawdź i wyślij
Otwórz podpisany plik i sprawdź panel podpisów. Wyślij odbiorcy plik podpisany, a nie oryginał.
Ta sama instrukcja dla innych formatów jest na stronie podpisz dokument podpisem kwalifikowanym. Plik większy niż 25 MB, którego nie przyjmie usługa na gov.pl, podpiszesz tak samo, bo aplikacja wysyła do podpisu tylko skrót. Więcej w tekście podpis zaufany limit rozmiaru pliku.
Czy widoczny znak podpisu jest potrzebny
Widoczny znak nie wpływa na ważność podpisu. Pomaga za to ludziom: kto wydrukuje dokument albo przegląda go w miniaturach, od razu widzi, że jest podpisany i przez kogo. W umowach z kilkoma stronami warto umieścić znak każdej osoby przy jej danych w komparycji albo na ostatniej stronie. W dokumentach dla urzędów, na przykład w sprawozdaniu finansowym, znak zwykle nie jest potrzebny.
Dokument podpisywany przez kilka osób
PDF pozwala złożyć kilka podpisów po kolei. Każdy kolejny podpis obejmuje plik razem z poprzednimi podpisami, więc wcześniejsze podpisy zostają ważne. Kolejność wygląda tak:
- pierwsza osoba podpisuje plik i przekazuje podpisany plik dalej,
- druga osoba podpisuje ten już podpisany plik, a nie oryginał,
- każda kolejna osoba robi to samo.
Najczęstszy błąd to podpisanie przez każdą osobę osobnej kopii oryginału. Wtedy powstaje kilka plików z jednym podpisem każdy, a nie jeden plik podpisany przez wszystkich.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu PDF
- Zmiana pliku po podpisie, na przykład dopisanie numeru umowy albo scalenie z załącznikiem. Podpis przestaje obejmować obecną treść.
- Wydruk do PDF podpisanego pliku. Powstaje nowy plik bez podpisu, który tylko wygląda jak podpisany.
- Podpis zewnętrzny tam, gdzie odbiorca oczekuje podpisu w pliku.
- Podpis bez znacznika czasu w dokumencie, który ma być ważny przez lata.
- Wysłanie oryginału zamiast pliku podpisanego.
Jak odbiorca sprawdzi podpis
Odbiorca otwiera plik w czytniku PDF albo w narzędziu do weryfikacji. Może też użyć naszego sprawdzania podpisu elektronicznego w przeglądarce. Co dokładnie widać w pliku, opisujemy w artykule podpis kwalifikowany: jak wygląda.
PDF z podpisem w urzędzie i w przetargu
Portale administracji i platformy zamówień publicznych przyjmują PDF z podpisem PAdES. Zamawiający w przetargu może jednak wymagać konkretnego formatu albo podpisu każdego pliku osobno, dlatego zawsze czytaj specyfikację. W ePUAP i Portalu Rejestrów Sądowych część dokumentów podpisuje się w XAdES, co opisujemy na stronie podpis kwalifikowany a ePUAP.
Podsumowanie
- PDF podpisuj w formacie PAdES, ze znacznikiem czasu.
- Podpisuj ostateczną wersję i niczego w niej potem nie zmieniaj.
- Przy kilku podpisach każda osoba podpisuje plik już podpisany przez poprzednią.
- Widoczny znak jest wygodny, ale nie jest wymagany.
W abonamencie KwalifikowanyPodpis podpisujesz PDF na komputerze i na telefonie, bez czytnika i karty, a w planie Firma do 100 plików w jednej operacji.