Podpis kwalifikowany do KSeF: logowanie, uprawnienia i certyfikat KSeF
Podpisem kwalifikowanym logujesz się do KSeF, nadajesz uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu oraz pobierasz certyfikat KSeF, którego programy księgowe potrzebują od 2027 roku, gdy znikną tokeny. Nasz podpis działa w chmurze: bez karty i czytnika, z autoryzacją na telefonie, od 49 zł netto miesięcznie.
Certyfikat od kwalifikowanego dostawcy z unijnej listy TSL. Podpisuje pliki w formacie XAdES, którego wymaga KSeF.
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Wypróbuj teraz: podpisz dowolny plik XML certyfikatem testowym i zobacz, jak wygląda podpis XAdES, taki sam jak przy logowaniu do KSeF.
Jaki podpis kwalifikowany do KSeF?
Do KSeF nadaje się każdy kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez dostawcę z unijnej listy TSL, na karcie albo w chmurze. System sprawdza dwie rzeczy: czy certyfikat jest kwalifikowany i czy zawiera identyfikator osoby (PESEL albo NIP), której nadano uprawnienia. Marka dostawcy nie ma znaczenia.
Różnica jest w wygodzie. Podpis na karcie wymaga czytnika, sterowników i komputera, przy którym ta karta leży. Podpis w chmurze autoryzujesz w aplikacji na telefonie, więc zalogujesz się do KSeF z biura, z domu i z laptopa w delegacji. Tak działa nasz podpis kwalifikowany w chmurze.
Metody logowania do KSeF: kto może ich użyć i do kiedy
| Metoda | JDG i osoba fizyczna | Spółka jako podmiot | Ważność |
|---|---|---|---|
| Podpis kwalifikowany | Tak | Tak, przez osobę wskazaną w ZAW-FA lub z uprawnieniami | Bez terminu wygaszenia |
| Pieczęć kwalifikowana | Nie dotyczy | Tak, bezpośrednio na NIP spółki | Bez terminu wygaszenia |
| Profil zaufany | Tak | Tylko osoba z uprawnieniami | Zależy od dostępności login.gov.pl |
| Token KSeF | Tak | Tak | Do 31 grudnia 2026 r. |
| Certyfikat KSeF | Tak | Tak | Wymaga wcześniejszego uwierzytelnienia |
Dane na podstawie komunikatów Ministerstwa Finansów dotyczących KSeF 2.0. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największe firmy 1 lutego 2026 r., a pozostałe podmioty 1 kwietnia 2026 r.
Podpis kwalifikowany w KSeF: dla kogo
Podpis przypisany jest do człowieka, a uprawnienia w KSeF do pary: osoba i NIP firmy. Dlatego jeden podpis obsłuży Twoją firmę, spółkę, w której zasiadasz w zarządzie, i klientów biura rachunkowego.
Jednoosobowa działalność
Logujesz się na swój NIP, wystawiasz i odbierasz faktury, a potem nadajesz uprawnienie do odczytu faktur swojej księgowej. Jeden podpis w planie Solo wystarcza. Zobacz też, czy JDG potrzebuje podpisu kwalifikowanego.
Spółka z o.o. i akcyjna
Osoba wskazana w ZAW-FA loguje się podpisem w kontekście NIP spółki i rozdaje uprawnienia: kto wystawia, kto tylko przegląda, kto zarządza dostępem. Bez pieczęci to jedyna droga do pierwszego logowania.
Biuro rachunkowe
Każda księgowa ma własny podpis i widzi w KSeF tylko firmy, które nadały jej uprawnienia. Przy kilkudziesięciu klientach przełączasz się między NIP-ami bez ponownego zakładania kont.
Dział księgowości w firmie
Administrator w naszym panelu wydaje podpisy pracownikom, widzi daty ważności i odbiera podpis osobie, która odchodzi. W KSeF odbierasz jej uprawnienia, w panelu zwalniasz miejsce w planie.
Jak zalogować się do KSeF podpisem kwalifikowanym
Logowanie podpisem polega na podpisaniu krótkiego pliku XML, który generuje KSeF. Cała operacja trwa około minuty.
-
Wybierz logowanie podpisem kwalifikowanym
W Aplikacji Podatnika KSeF albo w swoim programie księgowym wybierasz uwierzytelnienie podpisem kwalifikowanym i wpisujesz NIP firmy, w której imieniu chcesz działać.
-
Pobierz plik do podpisu
KSeF przygotowuje plik XML z żądaniem uwierzytelnienia. Zapisujesz go na dysku.
-
Podpisz plik w formacie XAdES
Przeciągasz plik do aplikacji KwalifikowanyPodpis, wybierasz XAdES i potwierdzasz podpis na telefonie PIN-em albo biometrią. Podpisany plik pojawia się obok oryginału. Szczegóły w instrukcji podpisz dokument podpisem kwalifikowanym.
-
Wczytaj podpisany plik do KSeF
KSeF weryfikuje podpis i otwiera sesję z uprawnieniami, które masz w kontekście wybranego NIP. Od tej chwili wystawiasz faktury, nadajesz uprawnienia albo składasz wniosek o certyfikat KSeF.
Podpis kwalifikowany a certyfikat KSeF
To dwie różne rzeczy, które się uzupełniają. Certyfikat KSeF wydaje Ministerstwo Finansów wyłącznie do pracy w KSeF, głównie po to, żeby program księgowy mógł łączyć się z systemem bez udziału człowieka. Tokeny, którymi robi się to dziś, działają do 31 grudnia 2026 r.
Żeby dostać certyfikat KSeF, trzeba się najpierw uwierzytelnić. Podpis kwalifikowany jest do tego najprostszą drogą, a poza KSeF podpiszesz nim umowę, e-Sprawozdanie do KRS, plik JPK i ofertę przetargową. Certyfikat KSeF poza KSeF nie działa nigdzie.
| Podpis kwalifikowany | Certyfikat KSeF | |
|---|---|---|
| Kto wydaje | Dostawca z listy TSL | Ministerstwo Finansów |
| Logowanie do KSeF | Tak | Tak |
| Umowy, KRS, JPK, przetargi | Tak, moc podpisu własnoręcznego | Nie |
| Potrzebny, żeby uzyskać drugi | Nie | Tak, najpierw uwierzytelnienie |
Ile kosztuje podpis kwalifikowany do KSeF
Jedna cena obejmuje certyfikat, podpis w chmurze, aplikację na komputer i telefon oraz odnowienie przed końcem ważności, więc logowanie do KSeF nie przestaje działać w dniu wysyłki faktur. Fakturę VAT dostajesz na firmę.
| Plan | Cena przy rozliczeniu rocznym | Osób z podpisem | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Solo | 49 zł netto miesięcznie (588 zł netto za rok) | 1 | JDG, członek zarządu |
| Firma | 199 zł netto miesięcznie (2 388 zł netto za rok) | do 5 | Spółka z działem księgowości |
| Zespół | 549 zł netto miesięcznie (6 588 zł netto za rok) | do 20 | Biuro rachunkowe |
Przy rozliczeniu miesięcznym plan Solo kosztuje 59 zł netto. Wszystkie warianty są w cenniku podpisu kwalifikowanego. Biuro rachunkowe podpisze w planie Zespół do 500 plików w jednej operacji, co przydaje się też przy podpisywaniu JPK klientów.
Pytania o podpis kwalifikowany do KSeF
Nie zawsze. Osoba fizyczna może zalogować się do KSeF także profilem zaufanym, tokenem (do 31 grudnia 2026 r.) albo certyfikatem KSeF. Podpis kwalifikowany jest jednak metodą, która działa bez zależności od login.gov.pl, pozwala pobrać certyfikat KSeF i służy też do umów, KRS, JPK i przetargów.
Każdy kwalifikowany podpis elektroniczny wydany przez dostawcę z unijnej listy TSL, na karcie albo w chmurze. KSeF sprawdza, czy certyfikat jest kwalifikowany i czy zawiera PESEL albo NIP osoby, której nadano uprawnienia. Podpis w chmurze działa bez czytnika i karty.
Spółka jako podmiot loguje się pieczęcią kwalifikowaną. Bez pieczęci spółka składa zawiadomienie ZAW-FA, w którym wskazuje osobę fizyczną. Ta osoba loguje się swoim podpisem kwalifikowanym w kontekście NIP spółki i nadaje uprawnienia pracownikom oraz biuru rachunkowemu.
Tak. Podpis jest przypisany do osoby, nie do firmy. Jeśli masz uprawnienia w kilku podmiotach, logujesz się tym samym podpisem i wybierasz NIP firmy, dla której chcesz pracować. Tak pracuje większość księgowych w biurach rachunkowych.
Tokeny KSeF działają do 31 grudnia 2026 r. Od 2027 r. programy księgowe łączą się z KSeF certyfikatem KSeF, a żeby go pobrać, musisz się najpierw uwierzytelnić, na przykład podpisem kwalifikowanym.
U nas od 49 zł netto miesięcznie w planie Solo przy rozliczeniu rocznym (588 zł netto za rok). W cenie jest certyfikat, podpis w chmurze, aplikacja na telefon i automatyczne odnowienie. Plan Firma obejmuje do 5 osób, plan Zespół do 20 osób.
Po zalogowaniu faktury z KSeF trafiają do księgowości. Jeśli prowadzisz biuro, możesz je pobierać z KSeF prosto do programu księgowego razem ze skanami i paragonami. Do urzędów przyda się też podpis kwalifikowany w ePUAP i e-Urzędzie Skarbowym, a pełną listę zastosowań znajdziesz na stronie kwalifikowany podpis elektroniczny.