Wspólnicy, zarząd, prokurent
Uchwała podpis elektroniczny zgromadzenia wspólników i zarządu spółki z o.o.
Wspólnicy w trzech miastach nie muszą się zjeżdżać, żeby zatwierdzić sprawozdanie i podzielić zysk. Uchwałę bez zgromadzenia podpisują na piśmie, a na odległość tę formę daje tylko kwalifikowany podpis elektroniczny każdego z nich. Jeden plik PDF, podpisy po kolei, autoryzacja w telefonie, od 99 zł netto miesięcznie.
Tożsamość potwierdzasz zdalnie, dowodem i selfie albo przez bank. Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca z unijnej listy TSL, więc podpis ma moc podpisu odręcznego w całej Unii.
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Sprawdź przed zakupem: wgraj projekt uchwały w PDF, podpisz go certyfikatem testowym i zobacz podpis PAdES, do którego kolejni wspólnicy dołożą swoje.
Uchwała zgromadzenia wspólników podpis elektroniczny bez zjazdu wspólników
Art. 227 § 2 KSH pozwala podjąć uchwałę bez odbycia zgromadzenia, jeśli wszyscy wspólnicy zgodzą się na piśmie na samą treść uchwały albo na głosowanie pisemne. To najprostsza droga dla spółki, której wspólnicy mieszkają daleko od siebie albo za granicą.
Pisemnie znaczy z podpisem odręcznym albo, na odległość, z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78 z indeksem 1 KC). Skan uchwały podpisanej przez jednego wspólnika i odesłanej mailem do drugiego tej formy nie daje, a sąd rejestrowy albo urząd skarbowy przy dywidendzie może zapytać, czy uchwała w ogóle zapadła.
Praktyka jest prosta. Zarząd przygotowuje plik z treścią uchwały, każdy wspólnik dokłada swój podpis kwalifikowany do tego samego pliku, a ostatni podpis zamyka obieg. Wspólnik może mieć podpis u dowolnego dostawcy, bo podpisy PAdES różnych dostawców działają na jednym dokumencie.
Uchwała nr 1/2027
PAdES, 3 podpisyw sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2026 r.
podjęta bez odbycia zgromadzenia, art. 227 § 2 KSH
- Wspólnik A, 50 udziałówpodpis kwalifikowany
- Wspólnik B, 30 udziałówpodpis kwalifikowany
- Wspólnik C, 20 udziałów, Berlinpodpis kwalifikowany
Plik się nie zmienia, przybywa tylko podpisów. Weryfikacja pokaże, kto i kiedy podpisał.
Gotowe do dołączenia w KRS i do księgi protokołów.
Cztery tryby
Jak spółka z o.o. podejmuje uchwały na odległość i kto co podpisuje
-
01
Uchwała bez zgromadzenia
Art. 227 § 2 KSH. Podpisują wszyscy wspólnicy, na piśmie. Na odległość podpis kwalifikowany każdego wspólnika.
-
02
E-zgromadzenie
Art. 234 z indeksem 1 KSH. Wspólnicy głosują przez wideo, a protokół podpisują tylko przewodniczący i protokolant.
-
03
Pełnomocnik na zgromadzeniu
Art. 243 § 2 KSH. Pełnomocnictwo na piśmie pod rygorem nieważności, czyli zdalnie z podpisem kwalifikowanym wspólnika.
-
04
Uchwała zarządu
Art. 208 § 5 KSH. Na piśmie albo na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Podpisują członkowie zarządu.
Tryb 02 nie zadziała, jeśli umowa spółki wyłącza udział w zgromadzeniu na odległość. Tryb 01 wymaga zgody wszystkich wspólników, więc jeden sprzeciw oznacza zwołanie zgromadzenia. Wtedy zostaje tryb 03: wspólnik, który nie może przyjechać, podpisuje pełnomocnictwo kwalifikowanie i wysyła je pełnomocnikowi.
Uchwała zarządu podpis elektroniczny i pozostałe dokumenty korporacyjne
Nie każdy dokument spółki wymaga podpisu kwalifikowanego. Rygor formy pisemnej dotyczy oświadczeń wspólników, a przy uchwałach zarządu wiele zależy od umowy spółki i regulaminu zarządu. Tabela pokazuje, co wystarczy w praktyce, a co trzeba podpisać kwalifikowanie, żeby nikt tego później nie podważył.
| Dokument | Kto podpisuje | Wymagana forma | Na odległość |
|---|---|---|---|
| Uchwała wspólników bez zgromadzenia | wszyscy wspólnicy | pisemna (art. 227 § 2 KSH) | podpis kwalifikowany każdego wspólnika |
| Protokół zgromadzenia wspólników | przewodniczący i protokolant | protokół w księdze (art. 248 § 1 KSH) | podpis kwalifikowany obu osób |
| Pełnomocnictwo na zgromadzenie | wspólnik | pisemna pod rygorem nieważności (art. 243 § 2 KSH) | podpis kwalifikowany wspólnika |
| Uchwała zarządu | członkowie zarządu | według umowy spółki (art. 208 § 5 KSH) | podpisy kwalifikowane zarządu, najbezpieczniej |
| Uchwała w systemie S24 na wzorcu | wspólnicy | w systemie teleinformatycznym | kwalifikowany, zaufany albo osobisty |
| Zmiana umowy spółki poza S24 | zgromadzenie | akt notarialny (art. 255 § 3 KSH) | podpis elektroniczny nie wystarczy |
Ostatni wiersz piszemy uczciwie: zmiana umowy spółki tradycyjnej, podwyższenie kapitału ze zmianą umowy czy zbycie udziałów z podpisami notarialnie poświadczonymi to sprawy dla notariusza, a nie dla podpisu kwalifikowanego. Pozostałe umowy, które ten podpis załatwia, opisujemy na stronie podpis kwalifikowany umowy.
Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe podpis elektroniczny i uchwała o podziale zysku
Zwyczajne zgromadzenie wspólników musi się odbyć w ciągu sześciu miesięcy od końca roku obrotowego (art. 231 § 1 KSH), czyli przy roku kalendarzowym do 30 czerwca. Zatwierdza sprawozdanie finansowe i sprawozdanie zarządu, dzieli zysk albo pokrywa stratę i udziela absolutorium członkom zarządu.
Te same uchwały można podjąć w trybie pisemnym, jeśli zgodzą się wszyscy wspólnicy. Wtedy jeden plik zawiera zwykle kilka uchwał i wszystkie podpisy kwalifikowane wspólników. Uchwała o podziale zysku ma znaczenie także podatkowe: to ona wskazuje dzień dywidendy, od którego płatnik liczy termin pobrania podatku.
W ciągu 15 dni od zatwierdzenia zarząd składa w KRS sprawozdanie i odpis uchwał (art. 69 ustawy o rachunkowości). Wysyłkę podpisuje osoba z numerem PESEL ujawnionym w rejestrze. Sam proces podpisywania sprawozdania przez zarząd opisujemy na stronie sprawozdanie finansowe podpis kwalifikowany.
Rok obrotowy 2026, terminy
- 31.03Zarząd sporządza i podpisuje sprawozdanie finansowe.
- 30.06Wspólnicy podpisują uchwały: zatwierdzenie sprawozdania, podział zysku, absolutorium.
- 15.07Zarząd składa sprawozdanie i odpis uchwał w KRS.
- Dzień DDywidenda wypłacana w terminie wskazanym w uchwale o podziale zysku.
Terminy dla roku obrotowego równego kalendarzowemu.
Zgromadzenie wspólników podpis elektroniczny, gdy wspólnik jest za granicą
Wspólnik, który mieszka w Niemczech albo w Holandii, nie ma polskiego profilu zaufanego i nie przyjedzie w czerwcu na zgromadzenie. Ma za to dwie drogi: podpisuje uchwałę w trybie pisemnym albo pełnomocnictwo dla osoby, która zagłosuje za niego na miejscu. W obu przypadkach potrzebny jest jego podpis kwalifikowany.
Podpis kwalifikowany wydany w jednym kraju Unii jest uznawany we wszystkich pozostałych (rozporządzenie eIDAS), więc wspólnik może użyć podpisu ze swojego kraju. Jeśli go nie ma, a ma polski dowód osobisty, kupuje u nas Solo na miesiąc i rezygnuje po podpisaniu uchwał.
- Uchwały obiegowe raz w roku, przy zatwierdzeniu sprawozdania.
- Pełnomocnictwo na zgromadzenie z podpisem kwalifikowanym.
- Oświadczenia i zgody wspólnika wymagane przez umowę spółki.
Jak podpisać uchwałę wspólników elektronicznie krok po kroku
01
Projekt w PDF
Zarząd przygotowuje ostateczną treść uchwał z numerem, datą i informacją o trybie. Zmiana po pierwszym podpisie unieważnia podpisy.
02
Pierwszy podpis
Wgrywasz plik, wybierasz PAdES i zatwierdzasz podpis w telefonie. Podpis trafia do środka PDF.
03
Kolejni wspólnicy
Plik krąży mailem. Każdy wspólnik dokłada swój podpis kwalifikowany, u dowolnego dostawcy.
04
Kontrola i księga
Sprawdzasz komplet podpisów, dołączasz plik do księgi protokołów i składasz odpis w KRS.
Komplet podpisów sprawdzisz w naszej weryfikacji podpisu elektronicznego, a samo podpisywanie PDF opisujemy w tekście jak podpisać PDF podpisem kwalifikowanym. Role zarządu, prokurenta i księgowej w spółce rozpisaliśmy na stronie podpis kwalifikowany dla spółki z o.o.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany do uchwał spółki
Płacisz za osobę, która podpisuje, a nie za uchwałę. Wspólnik, który podpisuje raz w roku, bierze Solo na miesiąc. Spółka, w której prezes, drugi członek zarządu i dwóch wspólników podpisują przez cały rok uchwały, umowy, JPK i logują się do KSeF, wychodzi taniej na planie Firma. Wszystkie plany są w cenniku podpisu kwalifikowanego.
Solo na miesiąc
199 zł netto / mies.
Bez zobowiązania. Dla wspólnika, który podpisuje uchwały raz w roku i rezygnuje.
Kup na miesiącSolo rocznie
99 zł netto / mies.
1 188 zł netto za rok. Dla prezesa, który przez cały rok podpisuje uchwały zarządu, umowy i sprawozdanie.
Kup Solo na rokFirma, do 5 osób
124 zł netto / mies. rocznie
1 488 zł netto za rok albo 249 zł netto miesięcznie. Zarząd i wspólnicy na jednej fakturze, zamiana osób bez nowych certyfikatów.
Uczciwie: przy dwóch albo trzech osobach, które podpisują przez kilka lat, osobne certyfikaty u klasycznego dostawcy wyjdą taniej niż Firma, co pokazujemy w rankingu podpisów kwalifikowanych. Jeśli wspólnicy siedzą w jednym mieście i spotykają się raz w roku, papierowy protokół nic nie kosztuje. Abonament wygrywa, gdy podpis jest potrzebny teraz, na krótko albo dla wielu osób naraz.
Pytania o podpis uchwał
To, o co pytają zarządy i wspólnicy przed sezonem zatwierdzania sprawozdań.
Tak. Uchwałę podejmowaną bez zwoływania zgromadzenia (art. 227 § 2 KSH) wspólnicy podpisują na piśmie, a formę pisemną na odległość daje kwalifikowany podpis elektroniczny każdego z nich (art. 78 z indeksem 1 KC). Wszyscy podpisują ten sam plik PDF, każdy u siebie. Skan czy mail z akceptacją tej formy nie dają.
Tak. Od 2022 r. zarząd spółki z o.o. może podejmować uchwały na piśmie albo na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 208 § 5 KSH). Najpewniej podpisać taką uchwałę podpisami kwalifikowanymi członków zarządu na jednym pliku, bo wtedy ma formę pisemną bez wydruku.
Zwykle nie. Podpis zaufany ma skutek podpisu odręcznego tylko wobec podmiotów publicznych, a uchwała to oświadczenie wspólników wobec spółki. Wyjątek to spółka założona w systemie S24, która podejmuje uchwałę na wzorcu w tym systemie. Tam ustawa dopuszcza podpis kwalifikowany, zaufany albo osobisty.
Na zgromadzeniu uchwałę wpisuje się do protokołu, który podpisują co najmniej przewodniczący i protokolant (art. 248 § 1 KSH). W trybie pisemnym podpisują ją wszyscy wspólnicy. Do KRS odpis uchwały składa osoba z numerem PESEL ujawnionym w rejestrze, podpisując wysyłkę podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym.
Tak, ale dziś musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności (art. 243 § 2 KSH), więc elektronicznie tylko z podpisem kwalifikowanym wspólnika. Projekt zmiany KSH z czerwca 2026 r. przewiduje formę dokumentową, ale do dnia wejścia w życie obowiązuje forma pisemna.
Nie. Przy zgromadzeniu z udziałem wspólników na odległość (art. 234 z indeksem 1 KSH) podpisy uczestników na liście i w protokole nie są wymagane. Protokół podpisują przewodniczący i protokolant. Jeśli są w różnych miastach, najwygodniej podpisać plik protokołu podpisami kwalifikowanymi.
W abonamencie 199 zł netto za miesiąc bez zobowiązania albo 99 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym dla jednej osoby. Spółka z kilkoma wspólnikami i członkami zarządu płaci 1 488 zł netto za rok w planie Firma, do 5 osób. Liczba podpisanych uchwał nie jest limitowana.
Tegoroczne uchwały wspólnicy podpiszą bez zjazdu do biura
Kupujesz podpis, potwierdzasz tożsamość w telefonie i podpisujesz pierwszą uchwałę tego samego dnia. Pozostali wspólnicy dokładają swoje podpisy do tego samego pliku.