Podpis kwalifikowany dla stowarzyszenia i fundacji: kwalifikowany podpis elektroniczny dla zarządu
Stowarzyszenie i fundacja potrzebują podpisów elektronicznych przede wszystkim do sprawozdania finansowego, które musi podpisać każdy członek zarządu i osoba prowadząca księgi. Do tego dochodzą faktury w KSeF, umowy dotacyjne i umowy zawierane na odległość. U nas podpisy całego zarządu są w jednym abonamencie: w chmurze, bez kart i czytników, z panelem, w którym przekazujesz podpis nowemu członkowi zarządu po zmianie kadencji. Od 199 zł netto miesięcznie za 5 osób.
Certyfikaty od kwalifikowanego dostawcy z unijnej listy TSL. Podpis XAdES na pliku XML sprawozdania i PAdES na umowach w PDF.
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Wypróbuj teraz: podpisz dowolny plik XML certyfikatem testowym i zobacz podpis XAdES, taki sam jak na e-sprawozdaniu finansowym organizacji.
Do czego stowarzyszenie i fundacja potrzebują podpisu kwalifikowanego
W organizacji pozarządowej podpis elektroniczny przez większość roku leży odłogiem, a potem przez kilka tygodni decyduje o tym, czy sprawozdanie trafi na czas do urzędu. Poza sezonem sprawozdań wraca przy każdej umowie z grantodawcą, fakturze i piśmie do urzędu. Poniżej zestawiamy sytuacje, w których zarząd NGO najczęściej sięga po podpis.
| Dokument lub system | Kto podpisuje | Jaki podpis wystarczy | Kiedy |
|---|---|---|---|
| Sprawozdanie finansowe (plik XML) | Wszyscy członkowie zarządu i osoba prowadząca księgi | Kwalifikowany, profil zaufany albo podpis osobisty | Sporządzenie do 31 marca, zatwierdzenie do 30 czerwca |
| Umowa dotacyjna lub grantowa zawierana zdalnie | Osoby reprezentujące organizację według KRS | Kwalifikowany, jeśli umowa wymaga formy pisemnej | Po każdym wygranym konkursie |
| Faktury w KSeF | Osoba z uprawnieniami nadanymi przez organizację | Uwierzytelnienie, na przykład podpisem kwalifikowanym | Przy sprzedaży odpłatnej i działalności gospodarczej |
| Umowy z wykonawcami, trenerami, partnerami z UE | Zarząd | Kwalifikowany przy formie pisemnej i poza Polską | Przez cały rok, w projektach |
| Pisma do urzędów, ePUAP, e-Doręczenia | Osoba uprawniona do reprezentacji | Kwalifikowany albo profil zaufany | Na bieżąco |
Fundacja i stowarzyszenie wpisane także do rejestru przedsiębiorców KRS, czyli prowadzące działalność gospodarczą, mają obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń i składają sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. Organizacje bez działalności gospodarczej wysyłają sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W obu przypadkach plik podpisuje cały zarząd.
E-sprawozdanie fundacji i stowarzyszenia: podpis całego zarządu
Sprawozdanie finansowe podpisuje kierownik jednostki, a w organizacji z zarządem wieloosobowym oznacza to każdego członka zarządu. Do tego osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, czyli księgowa albo biuro rachunkowe. Wszyscy podpisują ten sam plik XML, jeden po drugim. W praktyce problem nie leży w przepisach, tylko w logistyce: prezes mieszka w Gdańsku, skarbniczka w Krakowie, a trzeci członek zarządu nie pamięta hasła do profilu zaufanego.
-
Księgowa przygotowuje plik XML
Program księgowy albo biuro rachunkowe generuje sprawozdanie w strukturze logicznej Ministerstwa Finansów i podpisuje je jako osoba prowadząca księgi.
-
Członkowie zarządu podpisują z dowolnego miejsca
Każdy otwiera plik w aplikacji KwalifikowanyPodpis na swoim komputerze, wybiera podpis XAdES i potwierdza go na telefonie. Nie trzeba spotykać się w biurze organizacji ani przekazywać sobie karty z czytnikiem.
-
Sprawdzasz podpisy i wysyłasz
Zanim plik trafi do urzędu, sprawdź, czy ma komplet ważnych podpisów. Zrobisz to w naszym narzędziu do sprawdzania podpisu elektronicznego. Brak jednego podpisu to najczęstszy powód, dla którego sprawozdanie trzeba składać drugi raz.
Jeśli w zarządzie jest osoba bez numeru PESEL, profil zaufany i podpis osobisty odpadają, bo oba wymagają PESEL. Taka osoba potrzebuje podpisu kwalifikowanego albo składa pisemną odmowę podpisu z uzasadnieniem. Zanim zamówisz dla niej podpis u nas, napisz do nas, a sprawdzimy, jakim dokumentem potwierdzi tożsamość.
Profil zaufany czy podpis kwalifikowany dla organizacji pozarządowej
Uczciwie: małe stowarzyszenie, które raz w roku podpisuje sprawozdanie, a umowy z grantodawcą zawiera na papierze, może spokojnie zostać przy bezpłatnym profilu zaufanym. Podpis kwalifikowany zaczyna się opłacać, gdy organizacja realizuje projekty, zawiera umowy zdalnie, wystawia faktury albo ma zarząd rozrzucony po kraju.
| Sprawa w organizacji | Profil zaufany | Podpis kwalifikowany |
|---|---|---|
| Sprawozdanie finansowe | Tak | Tak |
| Pisma w ePUAP | Tak | Tak |
| Umowa w formie pisemnej zawierana na odległość | Nie | Tak, art. 781 Kodeksu cywilnego |
| Umowa z partnerem z innego kraju UE | Nie | Tak, skutek podpisu własnoręcznego w całej UE |
| Członek zarządu bez PESEL | Nie | Tak, po potwierdzeniu tożsamości |
| Podpis pliku PDF widoczny w każdym czytniku | Ograniczony | Tak, format PAdES |
Pełne zestawienie różnic opisujemy w tekście podpis zaufany a kwalifikowany, a sprawy urzędowe w systemach administracji na stronie podpis kwalifikowany w ePUAP.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla stowarzyszenia: jak to działa w zarządzie
Podpis kwalifikowany jest wystawiany na osobę, z jej imieniem, nazwiskiem i numerem PESEL. Organizacja nie ma własnego podpisu, więc kupuje tyle podpisów, ile osób podpisuje dokumenty. W typowym stowarzyszeniu to trzech do pięciu członków zarządu i skarbnik albo księgowa, czyli dokładnie zakres planu Firma.
Zmiana kadencji bez nowych kart
Walne zebranie wybrało nowy zarząd? Administrator zwalnia miejsca ustępujących osób i zaprasza nowe mailem. Każda z nich potwierdza tożsamość zdalnie w aplikacji, bez wizyty w punkcie.
Zarząd w różnych miastach
Podpis w chmurze potwierdzasz na telefonie, więc każdy członek zarządu podpisuje sprawozdanie u siebie, w swoim czasie. Nie trzeba zbierać wszystkich przy jednym komputerze z czytnikiem.
Daty ważności pod kontrolą
W panelu widzisz, komu kończy się certyfikat. Odnowienie jest automatyczne i w cenie abonamentu, więc nikt nie odkrywa w czerwcu, że jego podpis wygasł w lutym. Szczegóły na stronie odnowienie certyfikatu kwalifikowanego.
Jedna faktura na organizację
Za wszystkie podpisy dostajesz jedną fakturę VAT wystawioną na stowarzyszenie albo fundację, gotową do ujęcia w kosztach administracyjnych i rozliczenia projektu.
Fundacja i stowarzyszenie w KSeF
Organizacja, która wystawia faktury, na przykład za odpłatną działalność pożytku publicznego, szkolenia, wynajem sali albo w ramach działalności gospodarczej, wystawia je w KSeF. Obowiązek objął w 2026 roku także podatników zwolnionych z VAT, a tylko najmniejsi sprzedawcy mają czas do końca roku. Żeby pracować w KSeF, członek zarządu uwierzytelnia się, a podpis kwalifikowany jest do tego najprostszą drogą, bo działa także przy nadawaniu uprawnień księgowej.
Tokeny KSeF działają do 31 grudnia 2026 r. Potem programy łączą się z systemem przez certyfikat KSeF, a do jego pobrania też trzeba się uwierzytelnić. Jeśli organizacja nie ma jeszcze programu, który wystawia faktury prosto do KSeF, warto załatwić obie rzeczy przed końcem roku. Logowanie krok po kroku opisujemy na stronie podpis kwalifikowany do KSeF.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany dla stowarzyszenia i fundacji
Plan dobierasz do liczby osób, które podpisują dokumenty w imieniu organizacji. Cena obejmuje certyfikaty, podpis w chmurze, aplikację na komputer i telefon oraz odnowienia.
| Organizacja | Plan | Cena przy rozliczeniu rocznym | Rozliczenie miesięczne |
|---|---|---|---|
| Fundacja z jednoosobowym zarządem | Solo | 49 zł netto miesięcznie (588 zł netto za rok) | 59 zł netto |
| Zarząd do 5 osób ze skarbnikiem lub księgową | Firma | 199 zł netto miesięcznie (2 388 zł netto za rok) | 249 zł netto |
| Federacja, duża organizacja z koordynatorami projektów | Zespół | 549 zł netto miesięcznie (6 588 zł netto za rok) | 690 zł netto |
Pięcioosobowy zarząd w planie Firma płaci niecałe 40 zł netto miesięcznie za podpis jednej osoby. Jeśli sprawozdanie organizacji podpisuje zewnętrzna księgowa, ona zwykle ma już własny podpis, więc wystarczy objąć planem członków zarządu. Biura rachunkowe obsługujące wiele organizacji znajdą ofertę na stronie podpis kwalifikowany dla biura rachunkowego. Wszystkie warianty są w cenniku podpisu kwalifikowanego.
Pytania o podpis kwalifikowany dla stowarzyszenia i fundacji
Nie ma przepisu, który nakazuje stowarzyszeniu kupić podpis kwalifikowany. Obowiązkowy jest elektroniczny podpis sprawozdania finansowego przez członków zarządu, a do tego wystarczy podpis kwalifikowany, profil zaufany albo podpis osobisty. Podpis kwalifikowany staje się konieczny przy umowach w formie pisemnej na odległość i wszędzie tam, gdzie grantodawca lub kontrahent go wymaga.
Sprawozdanie finansowe fundacji podpisuje kierownik jednostki, czyli wszyscy członkowie zarządu, oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Każda z tych osób podpisuje ten sam plik XML własnym podpisem elektronicznym. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania.
Tak. Sprawozdanie finansowe stowarzyszenia lub fundacji można podpisać profilem zaufanym, podpisem osobistym z e-dowodu albo podpisem kwalifikowanym. Profil zaufany wymaga numeru PESEL i logowania każdego członka zarządu do własnego konta, dlatego przy zarządzie rozproszonym po kraju organizacje często wybierają podpis kwalifikowany w chmurze.
U nas jeden podpis w planie Solo kosztuje 49 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (588 zł netto za rok). Plan Firma na 5 osób, czyli typowy zarząd ze skarbnikiem lub księgową, kosztuje 199 zł netto miesięcznie (2 388 zł netto za rok). W cenie są certyfikaty, podpis w chmurze, aplikacja i odnowienie.
Podpis kwalifikowany zawsze należy do osoby fizycznej, na przykład prezesa albo członka zarządu. Certyfikat może zawierać dodatkowo nazwę organizacji, ale nie jest to potrzebne do sprawozdań, KSeF ani umów. Organizacja jako taka nie ma podpisu: podpisują osoby, które ją reprezentują zgodnie ze statutem i wpisem w KRS.
Podpis zostaje przy osobie, bo jest wystawiony na jej dane. Jeśli organizacja płaci za podpisy w planie Firma, administrator zwalnia miejsce ustępującego członka zarządu i przydziela je nowemu, bez kupowania kolejnego zestawu. Nowy członek zarządu potwierdza tożsamość zdalnie w aplikacji.
Organizacja, która prowadzi działalność gospodarczą, ma te same potrzeby co mała spółka, więc warto zajrzeć też na stronę podpis kwalifikowany dla firm. Jeśli podpis ma służyć głównie do umów z trenerami i wykonawcami w PDF, zobacz, jak podpisać PDF podpisem kwalifikowanym.