Podpis kwalifikowany dla radcy prawnego: ile kosztuje i który wybrać do kancelarii

Do czego radca prawny używa podpisu kwalifikowanego

Samorząd radcowski nie nakłada obowiązku posiadania podpisu kwalifikowanego. W praktyce kancelaria bez niego co tydzień trafia na sprawę, której nie załatwi zdalnie albo załatwi ją wolniej niż konkurencja. Najczęściej chodzi o pięć sytuacji.

Wnioski i dokumenty w Krajowym Rejestrze Sądowym

Od lipca 2021 r. wnioski do KRS składa się wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych. Radca jako pełnomocnik podpisuje wniosek podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym, ale przy obsłudze kilku spółek miesięcznie podpis kwalifikowany jest najwygodniejszy: działa bez logowania do prywatnego konta w login.gov.pl i podpisuje także załączniki w formacie PDF i XML. Do tego dochodzą e-sprawozdania finansowe klientów, które podpisuje zarząd, a kancelaria często koordynuje ich złożenie.

Umowy w formie pisemnej zawierane na odległość

Art. 78¹ Kodeksu cywilnego zrównuje formę elektroniczną z pisemną tylko przy kwalifikowanym podpisie elektronicznym. Umowa z klientem kancelarii, porozumienie w sprawie wynagrodzenia, ugoda, umowa najmu czy cesja wierzytelności podpisana w zwykłej aplikacji do e-podpisu nie spełnia wymogu formy pisemnej. Jeśli pracujesz z klientami, których nie widujesz osobiście, podpis kwalifikowany zastępuje kuriera i kilka dni czekania.

Elektroniczne postępowanie upominawcze

Pozwy w EPU (e-Sąd) podpisuje się podpisem kwalifikowanym albo zaufanym. Kancelaria prowadząca windykację dla kilku wierzycieli składa takich pozwów dziesiątki miesięcznie, więc liczy się szybkość podpisu i to, żeby nie zależał od jednego komputera z czytnikiem.

Klienci i kontrahenci z innych krajów UE

Profil zaufany i podpis osobisty działają tylko w polskich systemach. Podpis kwalifikowany ma skutek podpisu własnoręcznego w całej Unii na podstawie art. 25 ust. 2 rozporządzenia eIDAS. Dla kancelarii obsługującej inwestora z Niemiec czy spółkę z Holandii to jedyny e-podpis, którego druga strona nie zakwestionuje.

Przetargi na obsługę prawną

Kancelarie startują w przetargach na obsługę prawną gmin, szpitali i spółek komunalnych. Przy zamówieniach od progów unijnych ofertę składa się pod rygorem nieważności z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a wielu zamawiających wymaga go także poniżej progów. Certyfikat, który wygaśnie w dniu składania oferty, oznacza odrzucenie z przyczyn formalnych.

Czy radcy prawnemu wystarczy profil zaufany?

Do części spraw tak, ale nie do tych, za które płaci klient. Profil zaufany i podpis osobisty obsłużą sprawy w ePUAP, KRS, EPU i skrzynkę do e-Doręczeń, którą radcowie prawni muszą mieć od 1 stycznia 2025 r. Nie zapewnią jednak formy pisemnej umowy, nie zadziałają u kontrahenta z innego kraju UE i nie wystarczą w przetargu od progów unijnych.

Jest też różnica praktyczna. Profil zaufany jest przypisany do prywatnego konta radcy i wymaga logowania przy każdej operacji. Przy kilkudziesięciu podpisach tygodniowo to realna strata czasu. Pełne porównanie znajdziesz w tekście podpis zaufany a kwalifikowany.

Ile kosztuje podpis kwalifikowany dla radcy prawnego?

Podpis kwalifikowany dla radcy prawnego kosztuje od kilkunastu złotych za podpis jednorazowy do około 300 zł netto rocznie za podpis na karcie albo w chmurze u dużych dostawców. Okręgowe izby radców prawnych co jakiś czas negocjują rabaty u wybranych dostawców, więc zanim kupisz, sprawdź komunikaty swojej izby.

• Podpis jednorazowy: od około 15 do 30 zł netto za jeden podpis. Sensowny tylko przy kilku dokumentach w roku.
• Karta z czytnikiem: zwykle około 240 do 290 zł netto za pierwszy okres z weryfikacją tożsamości, potem osobne odnowienie certyfikatu. Wymaga czytnika i sterowników.
• Podpis w chmurze na rok: około 300 zł netto rocznie u większych dostawców, bez karty, z autoryzacją w aplikacji mobilnej.
• Abonament KwalifikowanyPodpis Solo: 49 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym (588 zł netto za rok) albo 59 zł netto miesięcznie. W cenie certyfikat, podpis w chmurze, aplikacja, odnowienie i podpis seryjny do 10 plików.

Abonament nie jest najtańszą pozycją na tej liście i nie udajemy, że jest. Płacisz w nim za to, że certyfikat odnawia się sam, podpisujesz z telefonu na sali sądowej albo w pociągu i dostajesz pomoc konsultanta przy pierwszym podpisie. Wszystkie plany są w cenniku podpisu kwalifikowanego, a zestawienie kosztów różnych wariantów na stronie najtańszy podpis kwalifikowany.

Który podpis kwalifikowany wybrać do kancelarii

Wybór zależy od tego, ile podpisujesz i gdzie pracujesz, a nie od marki dostawcy. Każdy podpis kwalifikowany wydany przez dostawcę z unijnej listy TSL ma tę samą moc prawną.

• Kilka dokumentów w roku: podpis jednorazowy albo karta, jeśli masz już czytnik.
• Stała obsługa spółek, wnioski do KRS, umowy z klientami co tydzień: podpis w chmurze. Podpiszesz z laptopa u klienta i z telefonu, a nie tylko przy biurku z czytnikiem. Tak działa nasz podpis kwalifikowany w chmurze bez czytnika.
• Kancelaria z kilkoma radcami i aplikantami: plan zespołowy z panelem administratora, żeby jedna osoba pilnowała ważności wszystkich certyfikatów.

Częste pytanie dotyczy certyfikatu z danymi dodatkowymi, czyli z zawodem albo nazwą kancelarii. Nie jest on potrzebny do KRS, EPU, umów ani przetargów, bo uprawnienia radcy weryfikuje się numerem wpisu na listę, a nie treścią certyfikatu. Certyfikat osobisty, z imieniem, nazwiskiem i numerem PESEL, zostaje z Tobą także po zmianie kancelarii.

Nie każdy dokument wymaga podpisu kwalifikowanego. Potwierdzenie przyjęcia zlecenia, protokół ze spotkania czy zgoda marketingowa klienta nie potrzebują formy pisemnej, więc wystarczy tam zwykły podpis elektroniczny umowy online, tańszy i prostszy dla drugiej strony. Kwalifikowany zostaw dla dokumentów, przy których forma ma znaczenie.

Podpisy dla całej kancelarii

W kancelarii z kilkoma osobami problemem rzadko jest sam zakup. Problemem jest to, że każdy radca kupił podpis w innym terminie u innego dostawcy, a certyfikat aplikanta wygasa w tygodniu, w którym trzeba złożyć ofertę przetargową. W planie Firma masz do 5 podpisów, w planie Zespół do 20, a administrator w panelu widzi daty ważności i przekazuje miejsce nowej osobie, gdy ktoś odchodzi. Faktura jest jedna, na kancelarię. Szczegóły na stronie podpis kwalifikowany dla firm.

Abonament jest kosztem uzyskania przychodu kancelarii, a fakturę VAT dostajesz na firmę.

Błędy radców przy zakupie podpisu kwalifikowanego

• Zakup podpisu jednorazowego do stałej pracy. Przy kilku wnioskach do KRS miesięcznie pakiety jednorazowych podpisów szybko kosztują więcej niż roczny certyfikat, a każdy wymaga osobnej autoryzacji.
• Certyfikat wygasający w trakcie sprawy. Dwuletni certyfikat na karcie kończy się zwykle w najmniej wygodnym momencie. Sprawdź datę ważności teraz i ustaw przypomnienie na miesiąc wcześniej albo wybierz wariant z automatycznym odnowieniem.
• Podpis tylko na jednym komputerze. Karta z czytnikiem w biurze nie pomoże, gdy umowę trzeba podpisać w sobotę albo w delegacji. Radcy, którzy dużo jeżdżą, wybierają podpis w chmurze z autoryzacją na telefonie.
• Jeden podpis na całą kancelarię. Podpis kwalifikowany jest osobisty i nie wolno go udostępniać współpracownikom ani aplikantom. Każda osoba, która podpisuje dokumenty, potrzebuje własnego certyfikatu.
• Brak podpisu PAdES w PDF. Sądy i kontrahenci najczęściej dostają pliki PDF, więc aplikacja powinna podpisywać w formacie PAdES, widocznym w każdym czytniku PDF. Jak to wygląda, pokazujemy w poradniku podpis kwalifikowany PDF krok po kroku.

Jak zamówić podpis kwalifikowany dla radcy prawnego

1. Wybierasz plan Solo albo, dla kancelarii, Firma lub Zespół, z rozliczeniem rocznym albo miesięcznym.
2. Potwierdzasz tożsamość w aplikacji: zdjęcie dowodu i selfie albo logowanie przez bankowość elektroniczną. Bez wizyty w punkcie.
3. Kwalifikowany dostawca z listy TSL wydaje certyfikat, a Ty podpisujesz pierwszy dokument na komputerze albo telefonie, w formacie PAdES dla PDF albo XAdES dla plików XML.

Jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak wygląda podpisany plik, sprawdź to w sprawdzaniu podpisu elektronicznego albo w demo na stronie głównej.