Kiedy umowa najmu wymaga podpisu kwalifikowanego
Wtedy, gdy przepis albo strony wymagają formy pisemnej. Kodeks cywilny w art. 660 mówi, że najem nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinien być zawarty na piśmie. Forma elektroniczna, czyli dokument z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest z pisemną równoważna (art. 781 KC). Inne podpisy elektroniczne, w tym zwykły podpis na platformie, skan i profil zaufany, formy pisemnej między dwiema stronami prywatnymi nie dają.
| Rodzaj najmu | Wymagana forma | Wystarczający podpis online |
|---|---|---|
| Najem do roku | dowolna | każdy, także akceptacja mailem |
| Najem na czas nieoznaczony | dowolna | każdy, także akceptacja mailem |
| Najem na czas oznaczony dłuższy niż rok | pisemna (art. 660 KC) | kwalifikowany obu stron |
| Umowa z zastrzeżoną formą pisemną dla aneksów | wynika z umowy | kwalifikowany przy każdym aneksie |
| Najem okazjonalny mieszkania | pisemna plus oświadczenie najemcy u notariusza | umowa kwalifikowanym, oświadczenie tylko u notariusza |
W praktyce dotyczy to przede wszystkim najmu lokali użytkowych. Biura, magazyny, lokale handlowe i powierzchnie w galeriach wynajmuje się na 3 do 10 lat, często z kosztownym wykończeniem po stronie wynajmującego, które spłaca się z czynszu w czasie trwania umowy. Tam forma pisemna nie jest formalnością, tylko zabezpieczeniem całej inwestycji.
Co grozi, gdy najem na ponad rok nie ma formy pisemnej
Umowa jest ważna, ale ustawa traktuje ją jak zawartą na czas nieoznaczony. To zmienia wszystko, co strony ustaliły o czasie trwania. Przy czynszu płatnym miesięcznie każda strona może ją wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 673 § 2 KC), chyba że w umowie wpisano inne terminy wypowiedzenia.
Przykład. Wynajmujący adaptuje lokal pod sieć gabinetów za 180 tysięcy złotych i liczy, że odzyska tę kwotę z pięcioletniego czynszu. Umowę strony podpisują przez platformę zwykłym podpisem elektronicznym. Po 14 miesiącach najemca znajduje tańszy lokal i wypowiada umowę z trzymiesięcznym wyprzedzeniem. Kara umowna za wcześniejsze rozwiązanie, wpisana do umowy, staje się sporna, bo najemca korzysta z ustawowego prawa wypowiedzenia umowy bezterminowej. Gdyby obie strony podpisały plik kwalifikowanie, umowa wiązałaby przez pięć lat.
Ten sam mechanizm działa w drugą stronę. Najemca, który podpisał długą umowę, żeby zabezpieczyć sobie lokal pod sklep, może zostać wypowiedziany przez właściciela, który dostał lepszą ofertę.
Kto czym podpisuje umowę najmu
Rodzaj podpisu zależy od tego, kto jest stroną umowy. Najważniejsza różnica przebiega między osobą prywatną a firmą.
Osoba prywatna
mObywatel wystarczy
Wynajmujący swoje mieszkanie poza firmą albo najemca mieszkania może podpisać bezpłatnym podpisem w mObywatelu. Limit to 5 plików PDF w miesiącu, tylko w sprawach prywatnych.
Firma i JDG
Płatny podpis
Najem w ramach działalności to sprawa gospodarcza, a regulamin podpisu w mObywatelu ją wyłącza. Spółka podpisuje komercyjnym podpisem osób z prawem reprezentacji.
Zarządca najmu
Pełnomocnictwo i podpis
Zarządca podpisuje w imieniu właściciela własnym podpisem kwalifikowanym, z pełnomocnictwem w formie pisemnej, które też można podpisać elektronicznie.
Spółka z reprezentacją łączną potrzebuje dwóch podpisów na tym samym pliku, na przykład prezesa i członka zarządu. Każdy podpisuje własnym certyfikatem, z dowolnego miejsca. Jak ułożyć podpisy zarządu i ile to kosztuje, opisujemy na stronie podpis kwalifikowany dla spółki z o.o.
Profil zaufany odpada. Ma moc podpisu odręcznego tylko w sprawach z urzędami i innymi podmiotami publicznymi, więc umowa najmu nim podpisana nie ma formy pisemnej. To samo dotyczy podpisu na platformach do podpisywania umów, jeśli nie jest wyraźnie oznaczony jako kwalifikowany.
Jak podpisać umowę najmu przez internet krok po kroku
Cały proces zajmuje jedno popołudnie, a nie tydzień wysyłania egzemplarzy kurierem.
1
Ostateczna wersja w PDF
Z załącznikami: protokołem stanu lokalu, rzutem, regulaminem budynku. Po pierwszym podpisie pliku nie zmieniacie.
2
Podpis wynajmującego
Wgrywasz plik, wybierasz format PAdES i zatwierdzasz podpis w telefonie. Plik dostaje podpis widoczny w każdym czytniku PDF.
3
Podpis najemcy
Najemca dostaje plik mailem i dodaje swój podpis kwalifikowany do tego samego pliku. Nie drukuje go i nie skanuje.
4
Weryfikacja obu podpisów
Każda strona sprawdza, kto podpisał i czy plik nie był zmieniany. Plik z dwoma podpisami jest oryginałem umowy.
Podpisy drugiej strony sprawdzisz w naszej weryfikacji podpisu elektronicznego. Przy najmie lokalu użytkowego warto też przed podpisem sprawdzić kondycję finansową firmy najemcy, bo umowa na pięć lat to pięć lat ryzyka zaległości w czynszu. Kolejne aneksy, waloryzację czynszu i wypowiedzenie podpisujecie w ten sam sposób, a pełne zestawienie umów wymagających podpisu kwalifikowanego znajdziesz na stronie podpis kwalifikowany umowy.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany do umowy najmu
Osoba prywatna, która podpisuje jedną umowę w roku, nie musi płacić nic, jeśli ma e-dowód z warstwą elektroniczną i telefon z NFC do mObywatela. Firma płaci za podpis komercyjny. Do wyboru jest certyfikat kupowany na rok lub dłużej u klasycznego dostawcy albo abonament miesięczny.
199 zł
Jedna umowa
Solo netto na miesiąc bez zobowiązania. Najemca firmowy, który podpisuje umowę na biuro i aneks.
99 zł
Stały wynajem
Solo netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym. Właściciel kilku lokali, który podpisuje umowy i aneksy przez cały rok.
1 488 zł
Zarządca najmu
Firma netto za rok, do 5 osób. Opiekunowie lokali podpisują umowy, protokoły i wypowiedzenia z jednego panelu.
Uczciwie: jeżeli umowy najmu podpisuje jedna osoba przez kilka lat, certyfikat kupiony na rok albo dłużej u klasycznego dostawcy wyjdzie taniej niż Solo w rozliczeniu rocznym. Ceny wszystkich dostawców zestawiamy w rankingu podpisów kwalifikowanych. Abonament wygrywa, gdy podpis jest potrzebny na jedną transakcję, gdy podpisuje kilku opiekunów lokali i ich skład się zmienia, oraz gdy najemca ma podpisać szybko, a nie czekać tydzień na kartę i czytnik.
Pytania o umowę najmu podpisywaną online
Czy umowę najmu można podpisać elektronicznie?
Tak. Umowę najmu do roku albo na czas nieoznaczony można podpisać dowolnym podpisem elektronicznym, nawet potwierdzić mailem. Najem na czas oznaczony dłuższy niż rok wymaga formy pisemnej, więc elektronicznie trzeba go podpisać kwalifikowanym podpisem obu stron. Inaczej umowa będzie traktowana jak zawarta na czas nieoznaczony.
Czy umowę najmu można podpisać profilem zaufanym?
Nie, jeżeli ma mieć formę pisemną. Profil zaufany jest równoważny podpisowi odręcznemu tylko w kontaktach z podmiotami publicznymi. Między wynajmującym a najemcą daje co najwyżej formę dokumentową. Krótką umowę najmu można nim podpisać, długiej na czas oznaczony nie.
Czy umowę najmu można podpisać w mObywatelu?
Tak, jeżeli stroną jest osoba prywatna. Podpis w mObywatelu jest kwalifikowany, więc daje formę pisemną, ale regulamin przeznacza go do spraw prywatnych i limituje do 5 plików PDF miesięcznie. Firma, która wynajmuje albo najmuje lokal w ramach działalności, powinna podpisać komercyjnym podpisem kwalifikowanym.
Czy najem okazjonalny można zawrzeć przez internet?
Częściowo. Samą umowę najmu okazjonalnego strony mogą podpisać kwalifikowanymi podpisami. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i opróżnieniu lokalu musi jednak mieć formę aktu notarialnego (art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów), a tego podpis elektroniczny nie zastąpi.
Czy obie strony muszą podpisać umowę najmu podpisem kwalifikowanym?
Przy najmie na ponad rok tak, bo forma pisemna dotyczy oświadczeń obu stron. Przy krótszym najmie wystarczy podpis kwalifikowany jednej strony i akceptacja drugiej w dowolnej formie. Jeśli jedna strona podpisuje odręcznie na papierze, a druga elektronicznie, część prawników uważa formę pisemną za niezachowaną, więc przy długich umowach lepiej tego unikać.