Dla kadr, HR i pracodawców
Podpis kwalifikowany umowa o pracę i dokumenty kadrowe bez drukowania
Umowa o pracę podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest zawarta na piśmie, tak samo jak papierowa z podpisem odręcznym. Tym samym podpisem dział kadr podpisuje wypowiedzenia, świadectwa pracy i skany do e-akt, także seryjnie po 100 plików. Do 5 osób podpisujących za 124 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym, bez kart i czytników.
Każda osoba potwierdza tożsamość zdalnie, dowodem i selfie albo przez bank. Certyfikat wydaje kwalifikowany dostawca z unijnej listy TSL.
Sprawdź albo podpisz plik
Narzędzie działa w całości w przeglądarce. Plik nie opuszcza Twojego komputera.
Upuść plik tutaj albo wybierz z dysku
PDF, XML, DOCX albo plik .p7s, do 10 MB
Ten plik jest większy niż 10 MB. Wybierz mniejszy plik.
Tego formatu pliku nie obsługujemy. Wybierz PDF, XML, DOCX albo plik .p7s.
Nie znaleźliśmy w tym pliku podpisu elektronicznego.
Nie udało się odczytać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Nie udało się podpisać tego pliku. Sprawdź, czy nie jest uszkodzony albo zabezpieczony hasłem, i spróbuj jeszcze raz.
Sprawdzanie i podpis w przeglądarce działają tylko przy bezpiecznym połączeniu. Otwórz stronę pod adresem https://kwalifikowanypodpis.pl i spróbuj jeszcze raz.
Analizujemy plik.
Format podpisu
Dodaj znacznik czasu
W demo znacznik czasu jest testowy i pochodzi z zegara Twojego komputera.
Raport weryfikacji
- Podpisujący
- Wystawca certyfikatu
- Format podpisu
- Znacznik czasu
- Skrót SHA-256
Najpierw wybierz plik.
Podpis próbny wykonasz raz na wizytę. Pełny podpis kwalifikowany jest w każdym planie.
Raport weryfikacji
Plik nie został zmieniony od podpisu.
Plik został zmieniony po podpisie.
Podpis zawiera oznaczenie kwalifikowanego certyfikatu.
Podpis nie ma oznaczeń kwalifikowanego certyfikatu.
| Podpisujący | |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Polityka certyfikatu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
To sprawdzenie techniczne w przeglądarce. Pełną walidację statusu certyfikatu w rejestrze dostawców (TSL, OCSP) robi aplikacja, w każdym planie.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Raport podpisu próbnego
Plik podpisany certyfikatem testowym.
| Podpisujący | KwalifikowanyPodpis TEST, certyfikat testowy, nie kwalifikowany |
| Wystawca certyfikatu | |
| Certyfikat ważny od | |
| Certyfikat ważny do | |
| Data podpisu | |
| Znacznik czasu | |
| Format podpisu | |
| Skrót SHA-256 | |
| Nazwa pliku |
Ten podpis pokazuje, jak działa podpisywanie. Nie ma mocy prawnej podpisu kwalifikowanego.
Tak wygląda Twój podpis kwalifikowany w planie Firma
Podpis kwalifikowany z certyfikatem wydanym przez dostawcę z listy TSL, kwalifikowanym znacznikiem czasu i pełną walidacją w aplikacji.
Sprawdź przed zakupem: podpisz wzór umowy w PDF certyfikatem testowym i zobacz, jak podpis PAdES wygląda w pliku, który wyślesz pracownikowi.
Dwie strony, dwa podpisy
Jak podpisać umowę o pracę podpisem kwalifikowanym
Kodeks pracy wymaga, żeby umowa o pracę była zawarta na piśmie (art. 29 § 2). Forma elektroniczna, czyli dokument z kwalifikowanym podpisem, jest z formą pisemną równoważna (art. 781 Kodeksu cywilnego). Obie strony podpisują ten sam plik PDF. Różni się tylko to, skąd każda z nich bierze podpis.
01
Pracodawca podpisuje komercyjnym podpisem
- podpisuje członek zarządu, właściciel albo osoba upoważniona,
- bezpłatny podpis w mObywatelu jest tylko do spraw prywatnych,
- profil zaufany nie zastępuje formy pisemnej.
02
Pracownik ma trzy drogi
- własny podpis kwalifikowany, jeśli już go ma,
- miejsce w abonamencie firmy, gdy i tak będzie podpisywać w pracy,
- podpis odręczny na papierowym egzemplarzu.
03
Gdy pracownik nie ma żadnego podpisu
- umowa bez formy pisemnej nadal jest ważna,
- pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza jej warunki na piśmie,
- potwierdzenie podpisuje kwalifikowanym podpisem i wysyła mailem.
O bezpłatnym podpisie w mObywatelu Państwowa Inspekcja Pracy pisze ostrożnie: usługa jest przeznaczona do spraw prywatnych, więc nie da się bez zastrzeżeń potwierdzić, że umowa o pracę podpisana w ten sposób zachowuje formę pisemną. Komercyjny podpis kwalifikowany takich ograniczeń nie ma. Różnice między podpisami opisujemy na stronie podpis zaufany a kwalifikowany.
Które dokumenty kadrowe wymagają podpisu kwalifikowanego
Nie wszystkie. Wniosek urlopowy czy informacja o warunkach zatrudnienia mogą mieć zwykłą postać elektroniczną, na przykład mail albo formularz w systemie kadrowym. Podpis kwalifikowany jest potrzebny tam, gdzie przepis mówi „na piśmie” albo wprost go wymienia.
| Dokument | Wymagana forma | Podpis kwalifikowany | Kto podpisuje |
|---|---|---|---|
| Umowa o pracę i aneks | pisemna (art. 29 § 2 i 4 Kodeksu pracy) | zastępuje podpis odręczny | pracodawca i pracownik |
| Wypowiedzenie i rozwiązanie bez wypowiedzenia | na piśmie (art. 30 § 3) | zastępuje podpis odręczny, pismo można doręczyć mailem | strona, która składa oświadczenie |
| Umowa o zakazie konkurencji | pisemna pod rygorem nieważności (art. 1013) | konieczny przy zawarciu zdalnym | pracodawca i pracownik |
| Świadectwo pracy w postaci elektronicznej | papierowa albo elektroniczna | wymagany przy postaci elektronicznej | pracodawca albo osoba upoważniona |
| Skan dokumentu do e-akt | odwzorowanie cyfrowe (art. 948) | wymagany podpis albo pieczęć kwalifikowana | pracodawca albo osoba upoważniona |
| Przeniesienie autorskich praw majątkowych | pisemna pod rygorem nieważności | konieczny przy zawarciu zdalnym | obie strony |
| Informacja o warunkach zatrudnienia | papierowa albo elektroniczna | niepotrzebny | pracodawca |
| Wniosek urlopowy, wniosek o pracę zdalną | papierowa albo elektroniczna | niepotrzebny | pracownik |
Pracownik, który dostaje od Ciebie podpisany plik, może go sam sprawdzić w naszej weryfikacji podpisu elektronicznego: zobaczy, kto podpisał, kiedy i czy plik nie został zmieniony. Przydaje się to przy świadectwie pracy wysyłanym mailem po rozwiązaniu umowy.
Podpis kwalifikowany do e-akt i skanów dokumentacji pracowniczej
Przy przejściu z papierowych akt osobowych na elektroniczne każdy skan trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej. Podpis potwierdza, że skan jest zgodny z papierowym oryginałem. Przy stu pracownikach to kilka tysięcy plików, dlatego liczy się podpis seryjny.
W aplikacji zaznaczasz folder ze skanami, wybierasz format i autoryzujesz operację raz w telefonie. Plan Firma podpisuje do 100 plików w jednej operacji, plan Zespół do 500. Liczba operacji w miesiącu nie jest limitowana, więc akta jednego pracownika zamykasz zwykle w jednym przebiegu. Jak to działa na komputerze, pokazujemy na stronie aplikacja do podpisu elektronicznego.
Uczciwie o granicach: nasz abonament daje podpis osoby, a nie kwalifikowaną pieczęć pracodawcy. Do e-akt to wystarcza, bo przepis dopuszcza podpis osoby upoważnionej. Upoważnienie dla kadrowej warto mieć na piśmie i w aktach firmy.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany dla działu kadr
Płacisz za liczbę osób, które podpisują, a nie za liczbę dokumentów. W małej firmie podpisuje właściciel i wystarcza plan Solo. Gdy podpisują dwie osoby albo więcej, na przykład prezes i kadrowa, taniej wychodzi plan Firma. Pełne zestawienie jest w cenniku podpisu kwalifikowanego.
Solo, 1 osoba podpisująca
99 zł netto / mies. rocznie
Albo 199 zł netto miesięcznie bez zobowiązania. Podpisy bez limitu, podpis seryjny do 10 plików. Dla właściciela, który sam podpisuje umowy.
Kup SoloFirma, do 5 osób
124 zł netto / mies. rocznie
1 488 zł netto za rok albo 249 zł netto miesięcznie. Panel administratora, podpis seryjny do 100 plików. Dla zarządu i kadr w jednej fakturze.
Zespół, do 20 osób
345 zł netto / mies. rocznie
4 140 zł netto za rok albo 690 zł netto miesięcznie. Podpis seryjny do 500 plików i API dla systemu kadrowego. Dla firm, które digitalizują całe archiwum akt.
Dla porównania: pojedynczy certyfikat kupowany na rok u klasycznego dostawcy kosztuje od około 219 do 339 zł netto, więc przy jednej osobie podpisującej przez cały rok jest tańszy. Abonament wygrywa, gdy podpisuje kilka osób, gdy w kadrach jest rotacja albo gdy podpis jest potrzebny tylko na czas digitalizacji akt. Ceny innych dostawców zestawiamy w rankingu podpisów kwalifikowanych.
Jak dział kadr zaczyna podpisywać umowy elektronicznie
Cały proces przechodzisz zdalnie. Nikt nie jedzie do punktu i nikt nie instaluje czytnika.
Zamawiasz plan
Wybierasz Solo albo Firma i wskazujesz administratora, zwykle kierownika kadr albo członka zarządu.
Zapraszasz osoby
Administrator wysyła zaproszenia mailem. Każda osoba potwierdza tożsamość w aplikacji i dostaje certyfikat.
Podpisujesz umowę
Wgrywasz PDF umowy, zatwierdzasz podpis w telefonie i wysyłasz plik pracownikowi do podpisu.
Odkładasz do akt
Plik z dwoma podpisami zapisujesz w e-aktach. Gdy kadrowa odchodzi, administrator odbiera jej podpis jednym kliknięciem.
Jeśli zastanawiasz się, czy kupować podpis osobom spoza kadr, na przykład handlowcom albo kierownikom, przeczytaj tekst podpis kwalifikowany dla pracownika. Jak wygląda panel i przydzielanie miejsc, opisujemy na stronie podpis kwalifikowany dla firm.
Pytania o podpis kwalifikowany pod umową o pracę
To, o co kadrowe i pracodawcy pytają najczęściej przed zakupem.
Tak. Kodeks pracy wymaga dla umowy o pracę formy pisemnej, a Kodeks cywilny zrównuje z nią formę elektroniczną, czyli dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Umowa podpisana w ten sposób przez pracodawcę i pracownika jest zawarta na piśmie i trafia do akt osobowych jako dokument elektroniczny.
Pracodawca nie powinien. Bezpłatny podpis kwalifikowany w mObywatelu jest przeznaczony do spraw prywatnych, a jego regulamin wyłącza działalność zawodową i gospodarczą. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że przy takim podpisie nie da się bez zastrzeżeń potwierdzić zachowania formy pisemnej, i jako bezpieczne rozwiązanie podaje komercyjny podpis kwalifikowany.
Nie. Profil zaufany działa w kontaktach z urzędami i nie zastępuje formy pisemnej w umowie między pracodawcą a pracownikiem. Taką moc ma wyłącznie kwalifikowany podpis elektroniczny. Umowa podpisana profilem zaufanym jest traktowana jak umowa bez formy pisemnej, więc pracodawca i tak musi potwierdzić jej warunki na piśmie.
Tylko wtedy, gdy cała umowa ma powstać elektronicznie. Pracownik może podpisać własnym podpisem kwalifikowanym albo dostać miejsce w abonamencie firmy. Jeśli go nie ma, pracodawca podpisuje swój egzemplarz elektronicznie, a pracownik odręcznie na papierze, albo pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza warunki umowy dokumentem z własnym podpisem kwalifikowanym.
Osoba, która dokonuje czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę: członek zarządu, właściciel albo wyznaczony pracownik, najczęściej kierownik kadr z pisemnym upoważnieniem. Podpis kwalifikowany jest wystawiany na tę osobę, a nie na firmę, więc upoważnienie do podpisywania umów powinno leżeć w dokumentach spółki.
Tak, przy zamianie papieru na postać elektroniczną. Każdy skan dokumentu z akt osobowych trzeba opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy albo osoby przez niego upoważnionej, albo kwalifikowaną pieczęcią pracodawcy. Podpis potwierdza zgodność skanu z papierowym oryginałem. Bez niego skan nie zastępuje dokumentu papierowego.
Jedna osoba podpisująca płaci 99 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym albo 199 zł netto bez zobowiązania. Dział kadr do 5 osób mieści się w planie Firma za 124 zł netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym, czyli 1 488 zł netto za rok, z podpisem seryjnym do 100 plików w jednej operacji.
Powiązane strony
Następną umowę o pracę podpisz bez drukarki
Zamawiasz plan, zapraszasz osoby, które podpisują za pracodawcę, i pierwszy dokument podpisujesz ze wsparciem konsultanta. Nowy pracownik dostaje umowę mailem jeszcze przed pierwszym dniem pracy.