Umowa zlecenie podpis elektroniczny i umowa zlecenia podpisana elektronicznie przez firmę

Jaką formę musi mieć umowa zlecenia

Przepisy o zleceniu (art. 734 i następne Kodeksu cywilnego) i o umowach o świadczenie usług (art. 750 KC) nie zastrzegają żadnej formy. Umowa zlecenia jest ważna zawarta ustnie, mailem, przez kliknięcie w aplikacji albo w PDF podpisanym w platformie online. Wystarczy forma dokumentowa z art. 77 z indeksem 2 KC, czyli dokument, z którego da się ustalić, kto złożył oświadczenie.

Jest jeden obowiązek, o którym firmy zapominają. Jeśli umowy nie zawarto w formie pisemnej, elektronicznej ani dokumentowej, na przykład tylko ustnie, zleceniodawca musi przed rozpoczęciem pracy potwierdzić zleceniobiorcy, jak będzie ewidencjonowana liczba godzin. Wymaga tego ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Umowa podpisana elektronicznie, nawet zwykłym podpisem, ten problem rozwiązuje.

Z punktu widzenia ZUS forma podpisu nie ma znaczenia. Zleceniobiorcę zgłasza się do ubezpieczeń w ciągu 7 dni od dnia, w którym zaczął wykonywać zlecenie, niezależnie od tego, czy umowa leży w segregatorze, czy w PDF.

Kiedy umowa zlecenia wymaga podpisu kwalifikowanego

W większości zleceń, jak sprzątanie, praca na evencie, obsługa sklepu czy dorywcza praca w gastronomii, podpis kwalifikowany nie jest potrzebny. Robi się potrzebny w trzech sytuacjach, które w firmach zatrudniających na zleceniach zdarzają się regularnie.

Cudzoziemcy to dziś najczęstszy powód. Nowa ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom wymaga zawarcia umowy na piśmie przed dopuszczeniem do pracy, także umowy zlecenia, a gdy umowa jest po polsku, wcześniej przekazania jej treści w języku zrozumiałym dla cudzoziemca. Agencja albo firma, która podpisuje umowę mailem z kliknięciem, ryzykuje zarzut powierzenia pracy bez umowy w wymaganej formie. Formę pisemną na odległość zastępuje dokument z kwalifikowanymi podpisami obu stron (art. 78 z indeksem 1 KC).

Drugi powód to prawa autorskie. Zlecenie na teksty, grafiki, nagrania czy kod przenosi prawa tylko wtedy, gdy ta część umowy ma formę pisemną. Szerzej piszemy o tym na stronie przeniesienie praw autorskich podpis kwalifikowany i w tekście o podpisie elektronicznym umowy o dzieło, gdzie problem jest ten sam.

Umowa zlecenie podpis zaufany, mObywatel czy podpis kwalifikowany

Zleceniobiorcy najczęściej mają tylko profil zaufany albo podpis w mObywatelu. Przy zwykłym zleceniu to wystarcza. Przy cudzoziemcu i prawach autorskich liczy się tylko to, czy podpis daje formę pisemną w umowie między firmą a osobą prywatną.

Po stronie firmy podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG, albo pełnomocnik. Przy umowach, które wymagają formy pisemnej, pełnomocnictwo dla kierownika czy koordynatora też powinno mieć formę pisemną (art. 99 KC). Różnice między poziomami podpisu zestawiamy na stronie podpis zaufany a kwalifikowany.

Uczciwie o cudzoziemcach: forma pisemna wymaga podpisu kwalifikowanego po obu stronach. Jeśli zleceniobiorca takiego podpisu nie ma, najprostszą drogą zostaje papier podpisany odręcznie na miejscu, przed pierwszym dniem pracy. Podpis firmy złożony kwalifikowanie i wydruk podpisany przez zleceniobiorcę to forma mieszana, którą część prawników uważa za sporną.

Jak firma podpisuje wiele umów zlecenia naraz

Agencja pracy, sieć sklepów albo firma eventowa podpisuje w sezonie dziesiątki takich samych umów. Ten sam wzór, inne nazwisko i stawka. Po stronie firmy każdy plik musi mieć podpis osoby uprawnionej, a podpisywanie ich po kolei zajmuje kierownikowi godzinę dziennie.

Podpis seryjny robi to w jednej operacji: zaznaczasz pliki, wybierasz format PAdES i zatwierdzasz całą listę raz. Każda umowa dostaje osobny podpis kwalifikowany, więc wysyłasz zleceniobiorcy tylko jego plik, a on dokłada swój podpis albo podpisuje zwykłym podpisem, gdy forma pisemna nie jest wymagana. Limity plików w operacji i plany opisujemy na stronie masowe podpisywanie dokumentów.

Firmy, które co sezon zatrudniają kilkadziesiąt osób, zwykle mają też problem z samym naborem. Jeśli prowadzisz go mailem i w arkuszu, system ATS z agentem, który prowadzi rekrutację zbiera kandydatów w jednym miejscu, zanim dojdzie do podpisywania umów.

Ile kosztuje podpis kwalifikowany do umów zlecenia

Podpis kupuje się na osobę, nie na umowę. W abonamencie liczba podpisanych plików w miesiącu nie jest ograniczona.

Uczciwie: jeśli w firmie podpisuje jedna osoba i robi to przez kilka lat, certyfikat kupiony na dłużej u klasycznego dostawcy wyjdzie taniej, co pokazujemy w rankingu podpisów kwalifikowanych. Abonament wygrywa przy kilku osobach podpisujących, zmianach w składzie i seriach umów. Umowy z pracownikami na etacie opisujemy osobno na stronie podpis kwalifikowany umowa o pracę, a wszystkie plany są w cenniku.

Pytania o podpis umowy zlecenia

Czy umowa zlecenie może być podpisana elektronicznie?

Tak. Umowa zlecenia nie wymaga szczególnej formy, więc wystarczy dowolny podpis elektroniczny, nawet akceptacja w mailu albo w aplikacji. Wyjątki to zlecenie z cudzoziemcem, które od 1 czerwca 2025 r. musi mieć formę pisemną przed dopuszczeniem do pracy, i przeniesienie praw autorskich. Tam na odległość potrzebny jest podpis kwalifikowany obu stron.

Umowa zlecenie podpisana elektronicznie, czy jest ważna bez podpisu kwalifikowanego?

Tak, jeśli da się ustalić, kto złożył oświadczenie. Taka umowa ma formę dokumentową, która dla zwykłego zlecenia jest w zupełności wystarczająca. Nie wystarczy tylko tam, gdzie przepis wymaga formy pisemnej, czyli przy cudzoziemcach, prawach autorskich i zmianach umowy z zastrzeżoną formą pisemną.

Czy umowę zlecenia można podpisać profilem zaufanym?

Do zwykłego zlecenia tak, bo to forma dokumentowa. Podpis zaufany ma skutek podpisu odręcznego tylko wobec urzędów i innych podmiotów publicznych, więc w umowie z firmą nie daje formy pisemnej. Przy zleceniu z cudzoziemcem albo z przeniesieniem praw potrzebny jest podpis kwalifikowany.

Czy umowę zlecenia z cudzoziemcem można podpisać elektronicznie?

Tak, ale tylko podpisami kwalifikowanymi obu stron, bo ustawa wymaga formy pisemnej przed dopuszczeniem do pracy. Cudzoziemiec z kraju UE może użyć podpisu kwalifikowanego wydanego w swoim kraju. Jeśli nie ma żadnego, bezpieczniej podpisać papier na miejscu przed pierwszym dniem pracy.

Kto podpisuje umowę zlecenia za firmę?

Osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG, czyli właściciel, członek zarządu, prokurent albo pełnomocnik. Przy reprezentacji łącznej podpisują dwie osoby. W firmach, które podpisują serie umów, zwykle robi to kierownik z pełnomocnictwem, który ma własny podpis kwalifikowany w planie firmowym.