Umowa o dzieło podpis elektroniczny zaufany czy kwalifikowany przy przeniesieniu praw

Jaką formę musi mieć umowa o dzieło

Przepisy o umowie o dzieło (art. 627 i następne Kodeksu cywilnego) nie zastrzegają dla niej żadnej formy. Umowa jest ważna nawet wtedy, gdy strony zawarły ją ustnie albo mailem. Wystarczy forma dokumentowa z art. 77 z indeksem 2 KC, czyli dokument, z którego da się ustalić, kto złożył oświadczenie: PDF podpisany w platformie online, skan, akceptacja w wiadomości.

Na piśmie zawiera się ją głównie dla dowodu. Przy sporze o termin, wynagrodzenie czy wady dzieła łatwiej pokazać jeden podpisany dokument niż wątek maili. Do tego celu każdy podpis elektroniczny jest w porządku. Kłopot pojawia się dopiero wtedy, gdy dzieło jest utworem.

Kiedy umowa o dzieło wymaga podpisu kwalifikowanego

Duża część umów o dzieło dotyczy utworów: sesji zdjęciowej, tekstów na stronę, logo, ilustracji, tłumaczenia, nagrania wideo, aplikacji. Zapłata za dzieło nie przenosi praw autorskich. Zamawiający dostaje pliki, ale prawa majątkowe zostają u twórcy, dopóki strony nie zawrą umowy o ich przeniesienie w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim). To samo dotyczy licencji wyłącznej (art. 67 ust. 5).

Formę pisemną na odległość zastępuje dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78 z indeksem 1 KC). Muszą go złożyć obie strony, bo przeniesienie praw to umowa, a nie jednostronne oświadczenie. Jeśli podpisze tylko zamawiający, a twórca kliknie w platformie, klauzula o prawach jest nieważna. Pozostała część umowy, czyli dzieło i wynagrodzenie, zostaje ważna.

Ma to też wymiar podatkowy. Zamawiający jako płatnik stosuje u twórcy 50 procent kosztów uzyskania przychodu, gdy ten rozporządza prawami autorskimi. Jeśli rozporządzenie jest nieważne z braku formy, przy kontroli trudno bronić, że do niego doszło. Pełny opis łańcucha praw od twórcy do klienta, także przy agencjach, jest na stronie przeniesienie praw autorskich podpis kwalifikowany.

Umowa o dzieło podpis zaufany, mObywatel czy podpis kwalifikowany

Twórcy najczęściej pytają o bezpłatne drogi. Przy umowie bez praw autorskich każda z nich wystarczy. Przy przeniesieniu praw liczy się tylko to, czy podpis daje formę pisemną w umowie między dwiema stronami prywatnymi.

Po stronie firmy podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG. Przy reprezentacji łącznej dwóch członków zarządu na pliku muszą być dwa podpisy kwalifikowane. Kierownik marketingu podpisze tylko z pełnomocnictwem, które przy przeniesieniu praw też powinno mieć formę pisemną (art. 99 KC). Różnice między poziomami podpisu zestawiamy szerzej na stronie podpis zaufany a kwalifikowany.

Protokół odbioru dzieła i zgłoszenie do ZUS

W wielu umowach prawa przechodzą nie w dniu podpisania umowy, ale z chwilą odbioru dzieła albo zapłaty. Wtedy to protokół odbioru jest dokumentem, który rozporządza prawami, i to on potrzebuje podpisów kwalifikowanych obu stron. Najprościej podpisać umowę i protokół tak samo, w PDF, jedna strona po drugiej.

Osobny obowiązek dotyczy ZUS. Od 2021 r. zamawiający zgłasza każdą umowę o dzieło zawartą z osobą, która nie jest jego pracownikiem, na formularzu RUD w ciągu 7 dni od jej zawarcia. Forma podpisu umowy nic tu nie zmienia, a termin liczy się od zawarcia umowy, nie od jej podpisania na papierze.

Marki, które zlecają twórcom nagrania i zdjęcia reklamowe przez kurowany marketplace kampanii influencerskich, mają ten sam problem przy każdej współpracy: materiał jest opłacony, ale prawa do jego dalszego użycia w reklamach zależą od formy umowy z twórcą.

Ile kosztuje podpis kwalifikowany do umów o dzieło

Podpis kupuje się na osobę, nie na umowę. W abonamencie liczba podpisanych plików nie jest ograniczona.

Uczciwie: jeśli jedna osoba podpisuje kilka umów przez trzy lata, certyfikat kupiony na dłużej u klasycznego dostawcy wyjdzie taniej, co pokazujemy w rankingu podpisów kwalifikowanych. Abonament wygrywa przy krótkiej potrzebie, wielu umowach albo kilku osobach podpisujących. Podobny problem przy umowach z kontraktorami opisujemy w tekście umowa B2B podpis elektroniczny, a wszystkie plany są w cenniku.

Pytania o podpis umowy o dzieło

Czy umowa o dzieło może być podpisana elektronicznie?

Tak. Umowa o dzieło nie wymaga szczególnej formy, więc wystarczy dowolny podpis elektroniczny, nawet akceptacja w mailu. Jeśli jednak umowa przenosi autorskie prawa majątkowe do utworu albo udziela licencji wyłącznej, ta część wymaga formy pisemnej, czyli na odległość kwalifikowanego podpisu elektronicznego obu stron.

Umowa o dzieło podpis zaufany, czy to wystarczy?

Do samego dzieła i wynagrodzenia tak, bo to forma dokumentowa. Podpis zaufany ma skutek podpisu odręcznego tylko wobec urzędów i innych podmiotów publicznych, więc w umowie twórcy z firmą nie przeniesie praw autorskich. Do tego potrzebny jest podpis kwalifikowany.

Czy umowa o dzieło musi być podpisana?

Nie, umowa o dzieło jest ważna także zawarta ustnie albo mailem. Podpisany dokument ułatwia jednak dowód przy sporze, a przy przeniesieniu praw autorskich podpis jest warunkiem ważności tej części umowy, bo przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Kto może podpisać umowę o dzieło za firmę?

Osoba uprawniona do reprezentacji według KRS albo CEIDG: właściciel jednoosobowej firmy, członek zarządu, prokurent albo pełnomocnik. Przy reprezentacji łącznej podpisują dwie osoby. Pełnomocnictwo do umowy przenoszącej prawa najbezpieczniej udzielić w formie pisemnej.

Czy umowę o dzieło można podpisać po wykonaniu dzieła?

Można, jeśli strony wcześniej uzgodniły warunki ustnie albo mailem, a podpis tylko to potwierdza. Prawa autorskie przechodzą jednak dopiero z chwilą podpisania w formie pisemnej, więc do tego dnia należą do twórcy. Termin zgłoszenia do ZUS liczy się od zawarcia umowy, a nie od jej podpisania.