Jaką formę musi mieć umowa B2B
Umowa B2B to w polskim prawie najczęściej umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu. Kodeks cywilny nie zastrzega dla niej żadnej formy. Wystarczy forma dokumentowa z art. 77 z indeksem 2 Kodeksu cywilnego, czyli każdy dokument, z którego da się ustalić, kto złożył oświadczenie. Mail z akceptacją, PDF podpisany w platformie online czy skan to dla samej współpracy w porządku.
Dlatego wiele firm podpisuje umowy z kontraktorami w aplikacjach do e-podpisu i nie ma z tym kłopotu, dopóki nie przyjdzie inwestor, klient korporacyjny albo kupujący spółkę i nie zapyta, na jakiej podstawie firma ma prawa do kodu.
Które klauzule umowy B2B wymagają formy pisemnej
Typowa umowa z programistą, grafikiem czy analitykiem na kontrakcie zawiera kilka klauzul, a każda ma swoje wymagania. Forma, którą wybierzesz dla całego dokumentu, musi spełnić najsurowsze z nich.
| Klauzula | Wymagana forma | Co, jeśli podpiszesz zwykłym e-podpisem |
|---|---|---|
| Zakres usług, stawka, terminy | dowolna | wszystko działa |
| Poufność (NDA) | dowolna | działa |
| Zakaz konkurencji | dowolna (art. 101 z indeksem 3 KP dotyczy tylko pracowników) | działa, o ile jest proporcjonalny |
| Przeniesienie autorskich praw majątkowych | pisemna pod rygorem nieważności (art. 53 pr. aut.) | klauzula nieważna, kod zostaje u programisty |
| Licencja wyłączna | pisemna pod rygorem nieważności (art. 67 ust. 5) | firma nie ma wyłączności |
| „Zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności” | taka, jaką zastrzegły strony (art. 76 KC) | aneks podpisany zwykłym e-podpisem może być nieważny |
Najważniejszy jest czwarty wiersz. Kod napisany przez pracownika na etacie należy do pracodawcy z mocy art. 74 ust. 3 prawa autorskiego. Kontraktor B2B pracownikiem nie jest, więc prawa do kodu przechodzą na firmę wyłącznie umową w formie pisemnej, z wymienionymi polami eksploatacji. Formę pisemną na odległość daje dokument opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym obu stron (art. 78 z indeksem 1 KC). Szczegóły, także comiesięczne protokoły odbioru przenoszące prawa, opisujemy na stronie przeniesienie praw autorskich podpis kwalifikowany.
Ostatni wiersz to pułapka z wzorów. Jeśli umowa podpisana w platformie online zawiera zdanie, że zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, to podwyżka stawki czy nowy zakres w aneksie podpisanym tak samo jak umowa może nie wywołać skutku. Albo podpisujesz aneksy kwalifikowanie, albo zmieniasz klauzulę na formę dokumentową.
Umowa B2B podpis zaufany, mObywatel czy podpis kwalifikowany
Kontraktorzy często pytają, czy wystarczy im bezpłatny podpis zaufany albo podpis w mObywatelu. Krótka odpowiedź: przy samej współpracy tak, przy prawach autorskich nie.
Zwykły podpis w platformie
Forma dokumentowa
Kliknięcie z kodem SMS. Wystarczy do zakresu usług, stawki i NDA. Nie przenosi praw do kodu.
Podpis zaufany
Tylko wobec urzędów
Skutek podpisu odręcznego ma wyłącznie w kontaktach z podmiotami publicznymi. Między dwiema firmami to zwykły podpis elektroniczny.
Podpis w mObywatelu
Tylko sprawy prywatne
Technicznie kwalifikowany, ale regulamin wyłącza działalność gospodarczą, a kontraktor B2B podpisuje jako firma. Do tego 5 plików PDF miesięcznie.
Podpis kwalifikowany
Forma pisemna
Działa dla całej umowy, także klauzuli o prawach autorskich i aneksów. Uznawany w całej Unii, więc także przy kontraktorze z innego kraju.
Najprostsza praktyka: cała umowa w jednym pliku PDF i oba podpisy kwalifikowane. Wtedy nie musisz pilnować, która klauzula w jakiej jest formie, a protokoły i aneksy podpisujesz tak samo. Jeśli porównujesz różne rodzaje podpisu szerzej, zajrzyj na stronę podpis zaufany a kwalifikowany.
Kto podpisuje umowę B2B po stronie firmy
Po stronie kontraktora z jednoosobową działalnością podpisuje on sam. Po stronie spółki podpisuje osoba albo osoby uprawnione według KRS. Przy reprezentacji łącznej, na przykład dwóch członków zarządu, na pliku muszą być dwa podpisy kwalifikowane. Kierownik projektu może podpisać tylko z pełnomocnictwem, a skoro umowa ma przenosić prawa w formie pisemnej, pełnomocnictwo też powinno mieć tę formę (art. 99 KC).
Kolejność podpisów jest dowolna. Każdy kolejny podpis PAdES dopisuje się do pliku i zostawia poprzednie ważne, dopóki nikt nie zmienia treści. Komplet podpisów sprawdzisz w weryfikacji podpisu elektronicznego, zanim umowa trafi do archiwum.
Ten sam podpis przyda się kontraktorowi poza umową. Od kwietnia 2026 r. faktury za usługi trafiają do KSeF, a podpis kwalifikowany jest jedną z dróg logowania i nadawania uprawnień, co opisujemy na stronie podpis kwalifikowany do KSeF. Kto nie chce wystawiać faktur w aplikacji urzędu, może użyć programu, który wystawia faktury prosto do KSeF i wysyła je klientowi.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany do umów B2B
Podpis kupujesz na osobę, a nie na umowę. W abonamencie liczba podpisanych plików nie jest ograniczona.
199 zł
Jedna umowa
Solo netto na miesiąc bez zobowiązania. Kontraktor podpisuje umowę i aneks, potem rezygnuje.
99 zł
Comiesięczne protokoły
Solo netto miesięcznie w rozliczeniu rocznym, 1 188 zł za rok. Dla kontraktora, który co miesiąc przenosi prawa protokołem.
1 488 zł
Software house
Firma netto za rok, do 5 osób. Podpis seryjny do 100 protokołów jednym zatwierdzeniem w telefonie.
Uczciwie: jeśli programista podpisuje jedną umowę na trzy lata i nic więcej, certyfikat kupiony na dłużej u klasycznego dostawcy wyjdzie taniej. Ceny wszystkich dostawców porównaliśmy w rankingu podpisów kwalifikowanych. Abonament wygrywa, gdy podpisów jest dużo, podpisuje kilka osób albo podpis potrzebny jest dziś. Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność, przeczytaj też tekst podpis kwalifikowany dla JDG, a wszystkie plany znajdziesz w cenniku.
Pytania o podpis umowy B2B
Czy umowę B2B można podpisać elektronicznie?
Tak. Przepisy nie wymagają dla umowy B2B żadnej szczególnej formy, więc wystarczy zwykły podpis elektroniczny albo mail z akceptacją. Wyjątkiem są klauzule o przeniesieniu praw autorskich i licencji wyłącznej. Te wymagają formy pisemnej, czyli na odległość kwalifikowanego podpisu elektronicznego obu stron.
Czy umowę B2B można podpisać profilem zaufanym?
Można, ale między firmami podpis zaufany działa jak zwykły podpis elektroniczny. Moc podpisu odręcznego ma tylko w sprawach z urzędami i innymi podmiotami publicznymi. Zakres usług i stawka będą ważne, a przeniesienie praw autorskich do kodu nie.
Czy umowę B2B można podpisać w mObywatelu?
Regulamin podpisu w mObywatelu ogranicza go do spraw prywatnych, a kontraktor B2B zawiera umowę jako przedsiębiorca. Do tego mObywatel podpisuje 5 plików PDF miesięcznie. Bezpieczniej użyć komercyjnego podpisu kwalifikowanego.
Czy skan podpisanej umowy B2B jest ważny?
Dla samej współpracy tak, bo to forma dokumentowa, a umowa B2B nie wymaga więcej. Skan nie przenosi jednak autorskich praw majątkowych. Do tego potrzebny jest oryginał z podpisami odręcznymi albo plik z kwalifikowanymi podpisami obu stron.
Czy programista na B2B musi mieć podpis kwalifikowany?
Musi, jeśli umowa przenosi prawa do kodu, a strony nie podpisują papieru. Kwalifikowane muszą być oba podpisy, firmy i programisty. Programista może mieć podpis u dowolnego dostawcy, bo podpisy kwalifikowane różnych dostawców działają na jednym pliku PDF.